GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 008
‘’REGISTRAR LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO’’
TEMA 1: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
DECRETO REGLAMENTARIO 2649/93
Artículo 10. Articulo. Valuación o medición: Los recursos y los hechos económicos que afecten a la empresa, deben ser cuantificados dependiendo de la unidad medida.
Son criterios de mediación el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.
El valor o costo histórico representa el importante original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico; éste importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones del poder adquisitivo de la moneda.
El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se consume para reponer un activo o se requiere para liquidar una obligación, en el momento actual.
El valor de realización del mercado es el que representa el imponer de efectivo, o en su equivalente, en el que se espera ser convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios.
El valor neto de realización resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, como las comisiones, impuestos, transporte y empaque.
El valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que genera un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada.
Artículo 64. Propiedad, planta y equipo. Representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con el fin de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, no destinados a la venta y cuya vida útil excede un año.
El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización. El valor histórico de las propiedades, planta y equipo recibidas en cambio, permuta, donación, dación, en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las autoridades o cuando no se hubiere determinado su precio mediante avalúo. Este valor se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo. La vida útil es el lapso durante el cual se espera que el activo fijo genere ingresos. Para determinarla se deben considerar factores como las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción por factores naturales, la obsolencia por avances tecnológicos y los cambios en demanda de los bienes o servicio. Las contribuciones de estos activos a la generación del ingreso, deben reconocerse en los resultados del ejercicio, mediante la depreciación de su valor histórico ajustado.
Al cierre del período, e valor de estos activos, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, dependiendo de cual sea el más apropiado, al menos cada tres años. Registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales.
Artículo 65. Activos agotables. Representan los recursos naturales controlados por el ente económico.
El valor histórico de estos activos se conforma por su valor de adquisición, más las erogaciones incurridas. La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante su agotamiento, calculado con base en las reservas probadas mediante estudios técnicos, en las unidades producidas en el término esterado para la recuperación de la inversión.
Artículo 66. Activos intangibles. Son los recursos obtenidos por un ente económico que carecen de naturaleza material e implican un derecho o privilegio oponible a terceros.
El valor histórico de estos activos debe corresponder al monto de las erogaciones en que se incurra para adquirirlos, formarlos o usarlos, cuando sea el caso se debe reexpresar como consecuencia de la inflación. Para reconocer la contribución de los activos intangibles a la generación del ingreso, se debe amortizar de manera sistemática durante su vida útil.
DECRETO REGLAMENTARIO 2650/93
Cuentas utilizadas para codificar y registrar la propiedad, planta y equipo.
1504. Terrenos
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables que constituyan mayor valor del activo.
3. Por el valor convenido o el avalúo técnico de los terrenos recibidos por donación, en pago de alguna deuda o aporte de un socio o accionista.
4. Por el valor de los ajustes por inflación.
1. Por el costo de los terrenos vendidos.
2. Por el costo de los terrenos dados de baja.
Para registrar la adquisición de terrenos debe aplicarse el principio del costo o valor histórico de estos activos, representado por su valor de compra más todos los costos y gastos necesarios hasta que el activo esté en condiciones de utilización, incluyendo los costos de demolición y remoción de escombros.
Las mejoras a la finca raíz tales como calles, cercas, parqueaderos, paisaje y sistemas de riego tienen una vida limitada y, por consiguiente, están sujetas a depreciación. Por tal razón, deben ser registradas en una cuenta separada titulada mejoras al terreno.
1506. Materiales proyectos petroleros
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de la adquisición de los materiales de la industria del petróleo.
2. Por el valor del costo de transporte, seguros y manejo de los materiales recibidos, incluidos los costos hasta la entrega.
3. Por el valor de los materiales adquiridos con la finalidad de construir proyectos de facilidades para la extracción, separación y almacenamiento de petróleo.
4. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico de materiales recibidos.
5. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el valor de las salidas de materiales para proyectos de acuerdo con sus costos unitarios, según el método de valuación.
2. Por el valor de los materiales, para aplicar a cada proyecto.
1508. Construcciones en curso
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de los desembolsos efectuados imputable a la ejecución de la obra.
2. Por el costo de las obras parciales efectuadas por contratistas para la entidad.
3. Por el valor convenido mediante avalúo técnico de las construcciones recibidas como donación o aporte.
4. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por la transferencia a la cuenta correspondiente, una vez finalice su construcción.
2. Por las devoluciones de materiales al almacén.
1512. Maquinaria y equipo de montaje.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por el costo de instalación, montaje, y otros costos directos e indirectos necesarios hasta que el activo esté en condiciones de ser utilizado.
3. Por el valor convenido o determinado con avalúo técnico de los activos recibidos en donación, cesión o aporte.
4. Por el ajuste por inflación.
1. Por el valor registrado en libros en el momento de su traslado al nuevo activo.
2. Por el valor de los elementos y materiales dados de baja.
3. Por el valor de los materiales devueltos al almacén.
1516. Construcciones y edificaciones.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de compra de las construcciones.
2. Por el costo de las construcciones, efectuadas por el ente económico.
3. Por el valor de las adiciones, mejoras y reparaciones.
4. Por el traslado de la cuenta de construcciones en curso.
5. Por el ajuste por inflación.
1. Por el costo de las construcciones vendidas, cedidas, demolidas, permutadas, etc.
1520. Maquinaria y equipo.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico o valor de compra.
2. Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables como mayor valor del activo.
3. Por el valor convenido o determinado por avalúo de la maquinaria y equipo recibidos por donación, cesión o aporte.
4. Por el traslado de maquinaria y equipo en montaje, una vez se termine.
5. Por el ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros del activo en el momento de la venta.
2. por el valor en libros de la maquinaria y equipos retirados o dados de baja por cesión, pérdida o destrucción.
1524. Equipo de oficina.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de compra de los muebles enseres y equipo electrónico.
2. Por el valor de las mejoras, adiciones, y otros cargos, que deban registrarse como mayor valor del activo.
3. Por el valor convenido o determinado según avalúo técnico de los bienes recibidos en cesión, donación o aporte.
4. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el valor en libros del equipo dado de baja.
2. Por pérdida, daño, venta o retiro.
1528. Equipo de computación y comunicación.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables.
3. Por el ajuste por diferencia en cambio de los bienes importados.
4. Por los cargos necesarios mientras el activo entra en funcionamiento.
5. Por el traslado de la cuenta maquinaria y equipo en montaje.
6. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico del equipo recibido.
7. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo total del bien por venta, retiro o donación.
2. Por devolución de equipos o parte de ellos a los proveedores.
1532. Equipo médico-científico.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por el valor del equipo médico-científico importado, según costos determinados.
3. Por el costo acumulado de las órdenes de trabajo capitalizables por montaje de equipo o para reparación.
4. Por el valor convenido o el determinado mediante avalúo técnico del equipo recibido.
5. Por el traslado de la cuenta maquinaria y equipo en montaje.
6. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros de los equipos vendidos, cedidos, permutados, rematados o dados de baja por pérdida.
1536. Equipo de hoteles y restaurantes.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por los cargos capitalizables para su adquisición.
3. Por el valor incurrido en mejoras o adiciones capitalizables.
4. Por el traslado de la cuenta maquinaria y equipo en montaje.(151225)
5. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico del equipo recibido.
6. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo de los equipos vendidos.
2. Por el costo de los equipos dados de baja por cesión, pérdida o destrucción.
1540. Flota y equipo de transporte.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de compra.
2. Por los cargos capitalizables.
3. Por las adiciones o mejoras.
4. Por el valor convenido mediante avalúo técnico de los activos recibidos en cesión, donación o aporte.
5. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el valor en libros del equipo vendido.
2. Por el costo en libros de los equipos dados de baja, vendidos o donados.
3. Por el valor en libros de los activos retirados.
4. Por pérdida o destrucción.
1544. Flota y equipo fluvial y/o marítimo.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por el valor de las reparaciones o mejoras capitalizables.
3. Por el traslado de la cuenta 1340 promesas de compraventa.
4. Por el traslado de la cuenta maquinaria y equipo en montaje.(151235)
5. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico.
6. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros en caso de cesión o venta.
1548. Flota y equipo aéreo.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico de los aviones, hidroaviones, helicópteros y otros equipos similares.
2. Por el costo de las reparaciones mayores, adiciones y mejoras capitalizables.
3. Por el costo de nacionalización.
4. Por el traslado de los saldos de la cuenta 1340 promesas de compraventa.
5. Por el traslado de la cuenta maquinaria y equipo en montaje. (151240).
6. Por la diferencia en cambio sobre las obligaciones en moneda extranjera, contraídas para la adquisición del equipo de vuelo.
7. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico de la flota y equipos recibidos.
8. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros en caso de ventas.
2. Por el costo en libros en caso de retiro del equipo por cualquier causa.
1552. Flota y equipo férreo.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por los cargos capitalizables para su adquisición.
3. Por el valor incurrido en mejoras o adiciones capitalizables.
4. Por el traslado de la cuenta 134025 – promesas de compraventa
5. Por el traslado de la cuenta maquinaria y equipo en montaje (151245)-
6. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico de la flota y equipo recibidos.
7. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros de la flota y equipo vendidos.
2. Por el costo en libros de la flota y equipo dados de baja.
1556. Acueductos, plantas y redes.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico de los bienes que la integran y de aquellos que se hayan capitalizado para la planta.
2. Por el valor de las adquisiciones directas.
3. Por el valor del traslado de la subcuenta 158010 yacimientos.
4. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico.
5. Por el costo histórico de los elementos y equipos que integran las plantas de transmisión y subestaciones.
6. Por el costo total de las plantas de transmisión de energía eléctrica construidas o instaladas por la empresa.
7. Por el costo de las adiciones, reparaciones y mejoras hechas a las instalaciones, máquinas, equipos y elementos que integran la planta de transmisión.
8. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros de los bienes que se dan de baja por obsolescencia, venta y otros conceptos.
1560. Armamento de vigilancia.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por e costo de la adquisición.
2. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros del armamento de vigilancia vendido.
2. Por el costo en los libros del armamento dado de baja por cesión, pérdida o destrucción.
1562. Envases y empaques
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de adquisición de los envases y empaques.
2. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por la venta o retiro de los envases y empaques.
1564. Plantaciones agrícolas y forestales
Para cultivos en desarrollo
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de adecuación y preparación de los terrenos.
2. Por el costo de las semillas o material vegetal.
3. Por la mano de obra directa utilizada.
4. Por los costos indirectos incurridos en los cultivos.
5. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico.
6. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el valor del costo de los cultivos que entran en producción.
Para cultivos amortizables
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de los activos que entran en período productivo.
2. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el cruce de la subcuenta 159705-amortización acumulada, plantaciones agrícolas y forestales, por culminación de la respectiva amortización.
1568. Vías de comunicación.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de los derechos, indemnizaciones y reclamos cancelados en su construcción.
2. Por el costo de los gastos causados por las obras adelantadas por el ente económico.
3. Por el costo de adiciones, reparaciones o mejoras capitalizables.
4. Por el costo de los traslados de la subcuenta 150815-construcciones en curso, vías de comunicación.
5. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico.
6. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo de las vías de comunicación cedidas o vendidas por el ente económico.
2. Por el costo de las vías dadas de baja por destrucción.
1572. Minas y canteras
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico de la respectiva mina o cantera.
2. Por el costo de las adiciones o mejoras capitalizables.
3. Por el valor acumulado de los costos incurridos para hacerlos aptos para su explotación.
4. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico.
5. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo de las minas o canteras vendidas.
2. Por el valor de retiro de la mina o cantera cuando ha terminado su vida útil.
1576. Pozos artesanos.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo acumulado en la construcción.
2. Por el costo de las adiciones, reparaciones o mejoras capitalizables.
3. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico de los posos recibidos por cesión, donación o aporte.
4. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en libros de los activos retirados por ventas o cesión.
1580. Yacimientos.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por la capitalización de aforos o reaforos realizados.
2. Por la reclasificación de explotaciones asociadas a explotación directa, cuando expire el contrato de asociación y el campo aún sea exportable.
3. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por cancelación debidamente autorizada de campos completamente agotados.
1584. Semovientes.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico.
2. Por el valor convenido o del avalúo comercial de los semovientes recibidos como donación.
3. Por el valor de los costos y gastos capitalizables de conformidad con las normas legales vigentes.
4. Por el traslado de la subcuenta 134035- promesas de compraventa, semovientes.
5. Por el valor del ajuste por inflación.
Por el costo en libros del semoviente vendido o donación.
Por el valor en libros cuando se dé de baja por muerte, robo o pérdida.
1588. Propiedades, planta y equipo en tránsito.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de las entregas anticipadas durante el trámite de las importaciones, hasta el recibo de los activos.
2. Por los traslados entre importaciones o pedidos.
3. Por el valor de ajuste por inflación.
1. Por el valor de liquidación de las importaciones.
2. Por la parte cargada como anticipo en esta cuenta.
3. Por las notas de traslado entre importaciones o pedidos, o la transferencia a la cuenta correspondiente.
1592. Depreciación acumulada.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
-
1. Por el valor de la depreciación ajustada que tenga los bienes dados de baja por la venta, cesión, destrucción, demolición, obsolescencia, daño irreparable, por inservibles, pérdida o sustracción.
+
1. Por el valor de la depreciación calculada mensualmente con cargo al estado de resultados.
2. Por el valor del ajuste por inflación.
1596. Depreciación diferida.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
-
1. Por el exceso de la depreciación fiscal sobre la contable. (Subcuenta 159605).
2. Por el valor del ajuste por inflación.
+
1. Por el defecto de la depreciación fiscal sobre la contable (Subcuenta 159610).
2. Por la liberación o amortización de la depreciación diferida, con cargo al estado de resultados.
3. Por el valor del ajuste por inflación.
1597. Amortización acumulada.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
-
1. Por el valor de la amortización acumulada que tengan los bienes dados de baja.
+
1. Por el valor de la alícuota mensualmente con cargo a la subcuenta respectiva del costo o gasto por amortizar.
2. Por el valor del ajuste por inflación.
1598. Agotamiento acumulado.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
-
1. Por el total del agotamiento mensual acumulado de un activo que el ente económico decide abandonar porque ha llegado al límite de sus reservas o porque su explotación ya no tiene justificación económica.
+
1. Por el valor del agotamiento mensual o periódico establecido técnicamente en razón de la extracción gradual de los productos.
2. Por el valor del ajuste por inflación.
1599. Provisiones
DINÁMICA
Débitos
Créditos
-
1. Por la reversión de las provisiones excesivas o indebidas.
2. Por el valor provisionado en caso de retiro por venta, pérdida o baja del bien respectivo.
+
1. Por el valor estimado para construir o incrementar la provisión.
(Contabilidad general)
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
También denominados activos fijos, corresponden al grupo de activos tangibles adquiridos o fabricados por la empresa para utilizarlos en el desarrollo de su objeto social.
Se caracterizan por:
ü La empresa los utiliza en forma permanente.
ü Se poseen para la producción de bienes o servicios.
ü No son adquiridos con la intención de venderlos.
ü Su vida útil es mayor a un año.
Se representan en terrenos, edificaciones, construcciones, maquinaria y equipo, equipo de transporte, muebles y equipo de oficina, minas y canteras, yacimientos y semovientes.
Deben registrarse por su costo histórico, considerando además de su costo de adquisición los costos directos o indirectos como intereses, gastos de nacionalización, fletes, seguros impuestos, corrección monetaria y diferencia en cambio causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización.
El valor de las propiedades, planta y equipo recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aportes de los socios, se determina por el valor convenido por las partes mediante avalúo.
(Contabilidad, sistema de información para las organizaciones)
Adiciones, mejoras y reparaciones
Las mejoras y reparaciones significativas que logren aumentar la productividad y eficiencia del activo o prolongar su vida útil, deben capitalizarse al respectivo activo, incrementando su valor histórico.
Los desembolsos por concepto de reparaciones menores o mantenimiento de propiedades, planta y equipo, cuyo objetivo sea su conservación en condiciones normales de funcionamiento, deben considerarse gastos operacionales del respectivo periodo.
Las adiciones realizadas a estos activos, como ampliaciones de locales, construcción de nuevos pisos a edificaciones, cambios de tecnología en los equipos, etc. Constituyen desembolsos de capital y deben tratarse como un incremento en el valor histórico de los mencionados activos. Las mejoras hechas a propiedades, planta y equipo, cuyo propósito es dejar el activo en mejores condiciones de funcionamiento y productividad que en el momento de su adquisición, como remplazo de pisos en locales, actualización de motor en máquinas, también constituyen desembolsos de capital y deben tratarse contablemente como un aumento en el valor histórico del activo.
El verbo capitalizar se utiliza para indicar que un gasto se cargó a una cuenta del activo en lugar de hacerlo a una cuenta del gasto. Y cargar un gasto directamente a una cuenta de gastos se denomina ‘’gastar’’.
Cualquier gasto material que beneficie diversos periodos contables se considera un desembolso de capital. Cualquier gasto que sólo beneficie el periodo actual o que no es considerable en términos de valor se trata como un gasto del periodo actual. Por ejemplo, artículos pequeños como baterías de auto, canastas de basura y tajalápices, entre otros.
(Contabilidad general)
Clasificación
ü Activos no depreciables: Al ser utilizados en la producción de bienes o servicios, o por el paso del tiempo, no sufren pérdida de su valor. Son activos de vida útil ilimitada o que se encuentran aún en proceso de construcción o de montaje. Por ejemplo los terrenos, las construcciones en curso, maquinaria y equipo en montaje, etc.
ü Activos depreciables: Al ser usados en la producción de bienes y servicios, por la acción de factores naturales o al volverse obsoletos por los avances tecnológicos, pierden su valor; Ej. Maquinaria y equipo, equipo de transporte, muebles y equipo de oficina, construcciones y edificaciones.
ü Activos agotables: son los bienes representados por los recursos naturales no renovables, que al cumplir fines para los cuales fueron adquiridos disminuyen su valor por la cantidad de producto que de él se extraiga. Su costo histórico está dado por su precio de adquisición más todos los costos y gastos para su explotación y desarrollo. Ej. Minas y canteras, pozos petroleros, yacimientos y bosques madereros.
Adquisición de activos fijos
El costo de una activo fijo incluye todas las erogaciones que son razonables y necesarias para utilizar el activo en el lugar deseado y dejarlo listo para su uso. Solamente se deben incluir los costos razonables y necesarios.
Los cargos de intereses después de que el activo está listo para ser utilizado se registran como gasto de intereses y no como parte del costo del activo. Pero los cargos de intereses durante el periodo de construcción se consideran parte del costo del activo.
ACTIVOS INTANGIBLES
Estos activos no tienen sustancia física y se utilizan en la operación del negocio. Los más representativos son el crédito mercantil o good will, marcas, patentes, derechos de autor, franquicias, know how o saber hacer, concesiones. Los activos intangibles son clasificados en el balance general como un subgrupo de los activos fijos. Sin embargo, no todos los activos que carecen de sustancia física se consideran intangibles; una cuenta por cobrar, no tiene atributos físicos pero se clasifica como un activo corriente y no es considerada intangible.
La base para la valuación de los activos intangibles es el costo. Estos aparecen en el balance general a su costo.
Crédito mercantil o good will
Representa el exceso pagado sobre el valor neto en libros de todos los activos en la compra de un ente económico. También representa, financieramente, el valor presente de las utilidades futuras por encima del rendimiento normal de los activos netos identificables. Los activos netos significan el patrimonio de los propietarios en un negocio, o los activos menos los pasivos. Por consiguiente activos netos identificables significa todos los activos excepto el good will, menos los pasivos.
Un rendimiento normal sobre los activos identificables es la tasa de retorno que los inversionistas demandan en una industria particular para justificar la compra de un negocio a un valor del mercado justo de sus activos identificables netos. Un negocio tiene good will cuando los inversionistas paguen un precio más alto porque el negocio gana más que la tasa de rendimiento normal.
El crédito mercantil es la reputación de las empresas obtenidas por la combinación de varios aspectos en el desarrollo de su operación comercial, como calidad y garantía de los productos, entregas oportunas, servicios y buen trato a los clientes, ubicación, etc.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor adicional pagado sobre el costo de los activos, al adquirir la empresa.
2. Por el valor determinado por el ente como crédito mercantil formado.
3. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por la pérdida o disminución del valor del crédito mercantil formado.
2. Por el valor en libros en el momento de la venta o retiro.
El costo histórico lo conforma el valor de compra más todos los costos y gastos necesarios en su adquisición como comisiones, honorarios, gastos de legalización, etc.
La diferencia entre el valor de la compra y el valor neto de los activos, constituye el valor del crédito mercantil adquirido.
Una segunda situación se presenta cuando circunstancias comerciales, productivas, etc. Le permite a la empresa tener ventajas competitivas frente a las demás, que no pueden pasar inadvertidas. Este caso se denomina crédito mercantil estimado o formado. Para su registro, deben efectuarse cálculos o avalúos de reconocido valor técnico debidamente soportados. Para ello se conocen algunas técnicas como: cálculo con base en la suma de los excedentes de las utilidades durante un tiempo determinado, o la capitalización del excedente de las utilidades en un tiempo definido. Para el primer método, el crédito mercantil constituye un mayor valor del patrimonio, por no presentar erogación de dinero alguno. No se puede amortizar como el crédito mercantil adquirido o comprado.
Patentes
Son derechos de exclusividad otorgados por el gobierno para la fabricación, uso o venta de un producto nuevo. Este pretende estimular la creación de máquinas, aparatos o procesos nuevos para mejorar la productividad o aprovechar mejor los recursos.
Para adquirir un patente debe presentarse la solicitud de patente ante la oficina de propiedad industrial, anexando información básica como: - Nombre, domicilio del solicitante o del inventor. – Nombre técnico de la invención. – Propiedades y alcance técnico de la invención.
Este derecho normalmente se da por un término de 12 años, tiempo durante el cual se podrá explotar en forma exclusiva el producto o proceso inventado. Inicialmente, se concede por 8 años. Para prorrogar el tiempo debe demostrarse que el invento está explotándose o se ha explotado en el último año.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por los costos incurridos en la creación, y obtención del registro de la patente.
2. Por el costo de adquisición de la patente.
3. Por el ajuste por inflación.
1. Por la venta de los derechos de utilización de las patentes.
2. Por la extinción legal de los derechos otorgados en la patente.
Se clasifican en:
Patentes adquiridas o compradas: el costo histórico se conforma por su precio de adquisición, más todos los costos y gastos invertidos en su adquisición y legalización.
Patentes formadas o estimadas: se dan cuando la empresa realiza sus propias investigaciones y proyectos, resultado de la invención de algún producto nuevo o de un proceso.
Su valor se determina mediante avalúos técnicos debidamente soportados, con base en las erogaciones realizadas durante la etapa de desarrollo del producto o proceso por el estimativo de ingresos futuros que pueda generar su explotación. Su registro contable incrementa el valor patrimonial del ente económico. En este caso no puede amortizarse ni ajustarse por inflación.
Marcas
Esta cuenta representa los nombres comerciales, símbolos o emblemas que identifican un producto o conjunto de productos, y que dan derechos de exclusividad para su uso o explotación a sus propietarios.
Su registro se hace ante el estado, y se suministra la siguiente información: - Nombre o razón social de la entidad y domicilio. – Descripción clara de la marca. – Descripción de los emblemas o símbolos distintivos y la clase de productos o servicios.
El registro de la marca tiene una duración o vigencia legal en Colombia de cinco años que puede renovarse por períodos iguales en forma indefinida.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el valor de adquisición.
2. Por el valor de los costos incurridos en su producción y registro.
3. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el valor de venta de la marca.
2. Por la extinción legal para utilizar la marca.
Su costo de adquisición se conforma por su valor de compra más todos los gastos incurridos en su registro y legalización. Para el registro de una marca adquirida se debita la cuenta 161005-marcas. Y se acredita 1110 – bancos.
Marcas formadas o estimadas: su valor debe calcularse o estimarse con base en avalúos técnicos debidamente soportados.
Su registro contable incrementa el valor patrimonial del ente económico. En este caso, no puede amortizarse ni ajustarse por inflación.
Para su registro se debita la cuenta 161010 – marcas, formadas o estimadas superávit de capital. Y se acredita la cuenta 3220-marcas estimadas.
Derechos de autor
Representa el valor de los privilegios concedidos por el estado sobre la propiedad intelectual a los autores de obras ya sean técnicas, culturales, literarias, obras de arte, musicales, etc. El derecho de autor permite la exclusividad para publicar, difundir o vender esas obras.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de adquisición de la propiedad intelectual.
2. Por el valor nominal dado a la propiedad intelectual.
3. Por el ajuste por inflación.
1. Por el costo en el momento de la venta, cesión o retiro del derecho.
Su costo se conforma por el valor pagado al autor más todos los desembolsos efectuados para la legalización. En algunos casos, se ofrece al autor un porcentaje sobre las ventas, el cual constituye costo y no mayor valor del activo.
Know how
Representa la técnica o arte secreto sobre la manera de hacer algo con facilidad y eficiencia aprovechando la experiencia acumulada.
Se presenta en los estados financieros como un activo intangible, generador de derechos. Es el producto de investigaciones u desarrollo de procesos guardados celosamente.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de adquisición del know how.
2. Por el valor estimado como know how.
3. Por el valor del ajuste por inflación.
1. Por el costo en el momento de la venta o cesión del know how.
En la adquisición de estos activos, debe registrarse como costo histórico el valor de compra más todos los costos y gastos incurridos para su legalización y registro como honorarios, impuestos, etc.
Know how formado o estimado: se origina cuando la empresa, por su desarrollo y experiencia en algún proceso, obtiene ventajas frente a la competencia, esta desarrolla técnicas o maneras de hacer las cosas, las cuales deben ser incluidas en los estados financieros por representar un bien intangible que está en condiciones de generar ingresos futuros.
Este valor afecta el total de los activos y su contrapartida es un incremento del patrimonio.
Este activo no se amortiza, ni se ajusta por exposición a la inflación.
Concesiones y franquicias
Representa los privilegios concedidos por las autoridades gubernamentales, y permite el uso de un bien público, o de un fabricante o distribuidor para vender sus productos en un territorio previamente determinado.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de adquisición de la concesión o franquicia.
2. Por el ajuste por inflación.
1. Por la venta o terminación de la concesión o franquicia de acuerdo con lo establecido en las normas legales o contractualmente.
Franquicias
Es ante todo una estrategia para la distribución de productos y servicios, que hoy día ha llegado a convertirse en uno de los métodos más seguros y eficaces para que las empresas puedan expandir rápidamente sus negocios con una mínima inversión. La franquicia es el contrato entre dos partes, por el cual una empresa o persona que desea iniciar un negocio, no tiene que empezar de cero, ni inventar nada, o crear nuevos productos, sin que adquiere el derecho a utilizar una marca ya reconocida, pagando un derecho o unas regalías al dueño y a cambio recibe asesoría completa para instalar su negocio.
Este tipo de uniones beneficia a la empresa vendedora de los derechos por la expansión de su nombre y la empresa compradora incrementa sus ingresos con la garantía de una imagen o marca conocida.
Concesiones
Son procedimientos mediante los cuales una entidad pública le confía a otra llamada concesionaria la misión de gestionar un servicio público bajo el control de la autoridad concedente, a cambio de una remuneración que consiste en la mayoría de los casos en las tarifas que el concesionario percibirá de los usuarios de ese servicio.
Para su registro, constituye costo histórico el valor pagado por esa concesión o franquicia, más todos los costos y gastos para su legalización y registro.
(Contabilidad. La base para decisiones gerenciales)
LOS ACTIVOS FIJOS
Representa un bien que se adquiere con el fin de obtener varios años de servicio. Con el paso de los años, esos servicios son utilizados por el negocio y el costo del activo fijo se transfiere gradualmente a gastos de depreciación.
Categorías de los activos fijos
Activos fijos tangibles: todos aquellos que representen sustancia física. Se subdivide en dos categorías:
Ø Propiedad de planta sujeta a depreciación. Activos fijos de vida útil limitada. Ej. Edificios y equipo de oficina.
Ø Terrenos. Activo fijo que no está sujeto a depreciación y tiene un término ilimitado de existencia.
Activos intangibles: describe los activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tienen sustancia física y no son corrientes. Ej. Patentes, derechos de autor, marcas registradas, franquicias y Good will.
Recursos naturales: son los lugares adquiridos con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como petróleo, minerales o madera.
Adquisición de activos fijos
El costo de un activo fijo incluye todas las erogaciones razonables y necesarias para dejarlo listo para su uso. Costos como la reparación de una máquina luego de estar lista para usarla, se cargan como un gasto pero no se agrega al costo de la máquina.
Los cargos de intereses después de que el activo está listo para ser utilizado se registran como un gasto por intereses y no como parte del costo del activo. Los cargos de intereses durante el periodo de construcción se consideran parte del costo del activo.
Asignación de una compra por una suma global: Al realizar una compra para adquirir diferentes tipos de activos fijos, se lleva una cuenta de control por separado.
Desembolsos de capital y desembolsos de operación
Los costos para la compra o expansión de los activos fijos se llaman desembolsos de capital y se registran en cuentas del activo. En esta operación se hace útil el término capitalizar que indica que un gasto se cargó a una cuenta del activo en lugar de hacerlo a una del gasto.
Los gastos por reparaciones ordinarias, mantenimiento, combustible y otras erogaciones necesarias para el buen uso del activo se denominan gastos de operación y se registran debitando a las cuentas del gasto. La acción de cargar un gasto directamente a la cuenta de gastos se denomina ‘’gastar’’.
Cualquier gasto material que beneficie diversos periodos contables se considera un desembolso de capital y cualquier gasto que solo beneficie el periodo actual o que no es considerable en términos de valor se trata como un desembolso de operación o gastos del periodo actual. Ejemplos de este último son las baterías de auto, canastas de basura y tajalápices.
ACTIVOS INTANGIBLES
Estos activos no tienen sustancia física y se utilizan en la operación del negocio, los ejemplos más comunes son Good will, las patentes y las marcas registradas. Estos activos se clasifican en el balance general como un subgrupo de los activos fijos. Aunque no todos los activos que carecen de materia física se consideran activos intangibles, por ejemplo una cuenta por cobrar no tiene atributos físicos pero se clasifica como un activo corriente y no es considerada intangible.
La base para la valuación de los activos intangibles es el costo, es decir que en el balance general estos activos aparecen a su costo.
Gastos de operación y activos intangibles
Debe haber una evidencia razonable para que un activo sea considerado intangible. La existencia y el espacio de vida de los beneficios en muchos gastos son inciertos y la mayoría de compañías los tratan como gastos de operación o desembolsos del periodo corriente. Ej. Los gastos para campañas de publicidad y los gastos para introducir nuevos productos.
Good will
Uno de los significados se relaciona con los beneficios derivados de la reputación favorable entre los clientes. Este activo es el valor presente de las utilidades futuras por encima del rendimiento normal sobre activos netos identificables.
Los activos netos significan el patrimonio de los propietarios en un negocio, es decir los activos menos los pasivos.
Los activos identificables son todos los activos a excepción del good will, menos los pasivos.
Un rendimiento normal de los activos identificables es la tasa de retorno que los inversionistas demandan en una industria particular para justificar la compra de un negocio a un valor del mercado justo de sus activos identificables netos. Una empresa tiene good will cuando los inversionistas pagan un precio mas alto porque un negocio gana mas que la tasa de rendimiento normal.
Estimación del Good will
El comprador de un negocio por lo general limita cualquier suma pagada por good will a no más de cuatro o cinco veces el monto por el cual las utilidades anuales exceden las normales.
Métodos para estimar el valor para el good will.
1. Valorar el negocio como un todo y luego estar el valor de mercado corriente de los activos netos identificables. El valor de un negocio se expresa frecuentemente por la razón precio-utilidades (razón p/u) de las acciones de una compañía. Ésta rezón muestra la relación corriente entre el precio de mercado de las acciones de una compañía y sus utilidades.
2. Capitalizar el monto mediante el cual las utilidades exceden los valores normales. El término ‘’capitalizar’’ hace referencia a dividir esas utilidades por la tasa de retorno requerida del inversionista. El resultado es el monto máximo que el inversionista podría pagar por las utilidades en exceso con el fin de lograr la tasa de rendimiento requerida sobre la inversión. Una debilidad de este método es que no se hace una provisión para la recuperación de la inversión.
Registro del good will
Este activo se registra solo cuando se compra, es decir solo cuando una compañía compra a otra. El comprador registra los activos identificables que ha comprado por los valores razonables del mercado y debita las sumas adicionales en la cuenta del activo denominada good will.
Según los principios de contabilidad generalmente aceptados el good will registrado debe amortizarse a gastos durante un periodo que no exceda de 40 años. Por otro lado, el concepto contable del conservadurismo sugiere que el good will sea amortizado durante un periodo mucho más corto. Muchas compañías estiman este periodo de 10 o 20 años.
El good will generado internamente no se asienta en los registros contables.
El good will no es un activo con valor económico futuro, sino que indica que la compañía pagó un precio muy alto para adquirir el otro negocio.
Patentes
Es un derecho exclusivo otorgado por el gobierno para la fabricación, el uso y la venta de un producto en particular. Su propósito es estimular la invención de nuevos productos y procesos. Las patentes se otorgan para un periodo de 17 años y el periodo de amortización no debe exceder ese lapso.
Marcas registradas
Este activo es un nombre, símbolo o diseño que identifica un producto o conjunto de productos. Los costos de desarrollo de una marca registrada, constan generalmente de campañas publicitarias que se deben considerar como un gasto en el momento en que se incurre en él. En caso de venta dicho costo debe ser capitalizado y amortizado al gasto durante un periodo no mayor a 40 años.
Franquicias
Es un derecho otorgado por una compañía o por una unidad gubernamental para realizar cierto tipo de negocios en un área geográfica específica. El periodo de amortización no debe exceder de 40 años.
Derechos de autor
Es un derecho exclusivo otorgado por el gobierno para proteger la producción y la venta de material literario o artístico durante la vida del creador, más 50 años.
Otros intangibles y cargos diferidos
En los balances generales también se pueden encontrar intangibles como los costos de mudanza, los costos de reorganización del equipo, las fórmulas, los procesos, las listas de nombres y los derechos de filmación. Estos se agrupan bajo el título de cargos diferidos e indican los gastos que proporcionarán beneficios al terminar el año en curso y que se trasladarán a gastos durante sus vidas económicas útiles.
Costos de investigación y desarrollo (I&D)
Representan los gastos en investigación y desarrollo de nuevos productos. Todos los gastos de este tipo deben ser cargados a gastos en el momento incurrido, según la junta de normas de contabilidad financiera.
(Contabilidad, sistema de información para las organizaciones)
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Son todos activos tangibles adquiridos o construidos por el ente económico, o que se encuentren en proceso de construcción. Estos tienen como objetivo ser utilizados permanentemente para la producción de bienes y servicios, con el fin de arrendarlos o usarlos en la administración del ente. No son adquiridos con el propósito de venderlos en el curso normal de los negocios y tienen una vida útil superior a un año.
Su costo se constituye por el precio de adquisición y por todas las erogaciones y cargos adicionales requeridos hasta dejarlos en condiciones de utilización.
Su valor histórico debe incrementarse con todas las adiciones, mejoras y reparaciones, que produzcan un mejoramiento significativo de su productividad o que prolonguen su vida útil.
Clasificación
Estos activos se subdividen en:
No depreciables: son los activos que tienen una vida útil ilimitada o que en la presentación del balance se muestran en etapa de construcción o montaje.
Depreciables: son aquellos que por el deterioro causado por el uso, el producto de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya producción o suministro contribuyen o pierden valor.
Agotables: se representan por recursos naturales controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen en razón de la extracción o remoción del producto. El valor histórico se conforma por su valor de adquisición y también por todas las erogaciones incurridas en su exploración y desarrollo. Ej. Minas, canteras, pozos artesanos y yacimientos.
Adquisición
En la adquisición de propiedad, planta y equipo, se debe debitar una cuenta con el nombre del activo correspondiente, por el valor de factura: precio en lista menos descuentos conseguidos, mas todos los desembolsos adicionales incurridos en el momento de su adquisición y que permiten colocar el activo en condiciones de utilización.
En el caso de los terrenos, existen desembolsos adicionales como construcciones de calles, alumbrados, encerramientos, los cuales tienen una vida limitada y no están sujetos a depreciación. Estas inversiones no deben cargarse a la cuenta terrenos, por el contrario deben llevarse a la cuenta construcciones y edificaciones, ya que constituye una cuenta de activo depreciable.
Cuando el arrendatario de un inmueble haga mejoras del mismo y se transfiera al arrendador sin recibir compensación, el arrendatario puede depreciar el costo de la mejora, conforme a la vida útil de esta, sin prestar atención al término de duración del contrato. Para los saldos pendientes de depreciar, al enajenar la mejora, el arrendatario tiene derecho a deducirlo como pérdida, desde que no utilice la mejora posteriormente.
Adiciones, mejoras y reparaciones
Las mejoras y reparaciones significativas que logren aumentar la productividad y eficiencia del activo o prolongar su vida útil, deben capitalizarse al respectivo activo, incrementando su valor histórico.
Los desembolsos por concepto de reparaciones menores o mantenimiento de propiedades, planta y equipo, cuyo objetivo sea su conservación en condiciones normales de funcionamiento, deben considerarse gastos operacionales del respectivo periodo.
Las adiciones realizadas a estos activos, como ampliaciones de locales, construcción de nuevos pisos a edificaciones, cambios de tecnología en los equipos, etc. Constituyen desembolsos de capital y deben tratarse como un incremento en el valor histórico de los mencionados activos. Las mejoras hechas a propiedades, planta y equipo, cuyo propósito es dejar el activo en mejores condiciones de funcionamiento y productividad que en el momento de su adquisición, como remplazo de pisos en locales, actualización de motor en máquinas, también constituyen desembolsos de capital y deben tratarse contablemente como un aumento en el valor histórico del activo.
ACTIVOS INTANGIBLES
Estos son representados por aquellos recursos obtenidos por la empresa, que carecen de naturaleza material e implican un derecho o privilegio oponible a terceros.
El valor histórico de estos activos corresponde al monto de las erogaciones identificables en que se incurra o se deba incurrir para adquirirlos, formarlos o usarlos.
Para reconocer la contribución de estos activos a la generación de ingresos del ente, se debe amortizar en forma sistemática a lo largo de su vida útil, la cual se determina tomando el menor lapso entre el tiempo estimado de su explotación y la duración de su amparo legal o contractual.
Al final del periodo contable se deben reconocer las contingencias de pérdida, ajustando y acelerando su amortización.
Good will o crédito mercantil
Consiste en la reputación de algunas empresas, mediante la cual tienen ciertas ventajas comerciales sobre sus competidores. En términos financieros, este activo es el valor actual de las futuras actividades en exceso de las ganancias realizadas en la industria. El Good will por lo general se adquiere cuando se compra una empresa por encima del valor comercial de sus activos tangibles.
Patentes
Son derechos de exclusividad otorgados por el gobierno, que amparan toda invención nueva resultante de un proceso creador.
La solicitud de patente se debe presentar en la oficina de propiedad industrial y debe contener:
1. Nombre, domicilio y residencia del solicitante y del inventor.
2. Nombre sintético de la invención.
3. Una o más reivindicaciones que definan y precisen el alcance de la novedad.
El término máximo de duración de las patentes de invención no podrá exceder de 12 años. Inicialmente se concederá por 8 años, contados desde la fecha de la resolución. Para su prórroga debe demostrarse que en el país se está explotando la invención o se ha explotado en el último año.
Existen dos tipos de patentes: las compradas por la empresa y las desarrolladas por la empresa a través de sus investigaciones.
Marcas
Son registros de fábrica o de servicios, caracterizados por signos novedosos, visibles y suficientemente distintivos.
Para registrar una marca debe presentarse a la oficina nacional competente:
1. Nombre y apellidos o razón social y domicilio del solicitante.
2. Descripción clara y completa de la marca por registrar.
3. Indicación de la clase de productos o servicios para los cuales se solicita la marca.
El registro de una marca tiene una duración de 5 años a partir de la fecha de su otorgamiento y podrá renovarse indefinidamente por periodos iguales.
Know how
Es la experiencia secreta sobre la manera de hacer algo, acumulada en un arte o técnica. Esta generalmente es el resultado de investigaciones, especiales que no están al alcance de todos y que se guarda celosamente.
Derechos de autor
Son privilegios sobre la propiedad intelectual otorgados por el gobierno a los autores de obras artísticas o literarias, cuyo objetivo es protegerlas de posibles copias o plagios.
Se consideran costos o se capitalizan cuando se adquieren y cuando la inversión lo justifica.
Debe amortizarse entre el número de años en los cuales se estima producción de ingresos.
TEMA 3: DEPRECIACION, AGOTAMIENTO Y AMORTIZACIÓN
(Contabilidad general)
DEPRECIACIÓN
Es la reducción sistemática o pérdida de valor de un activo por su uso o caída en desuso, o por su obsolescencia ocasionada por los avances tecnológicos.
La depreciación es una asignación del costo de un activo fijo tangible al gasto en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo. La finalidad básica de la depreciación es aplicar el principio de asociación, es decir, compensar el ingreso de un periodo contable con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso.
La vida útil productiva es el tiempo que se espera que el activo contribuya a la generación de ingresos, o el tiempo que se4 espera que el activo sea económicamente productivo para la empresa.
Vida útil de los activos en base al tipo de activo:
Construcciones y edificaciones 20 años.
Maquinaria y equipo 10 años.
Muebles y equipo de oficina 10 años
Barcos, trenes y aviones. 10 años.
Computadores. 5 años
Vehículos y equipo de transporte. 5 años.
En algunos casos se acostumbra también a estimar el valor de salvamento o valor residual del activo, que es el precio que se estima que tendrá el activo una vez finalizada su vida útil productiva.
Métodos de depreciación
Método de línea recta
Consiste en aplicar la misma cuota constante durante cada uno de los años de la vida del activo. Es el más utilizado, pero presenta ciertos inconvenientes porque se supone que el activo se utiliza con la misma intensidad en cada uno de sus años de vida estimada. Ej. Una máquina tiene mayor eficiencia al inicio de su vida útil, por su condición de nueva, mientras al final probablemente tenga la misma productividad, requiera reparaciones y continuos mantenimientos.
D = Costo – valor de salvamento
Vida útil
Registro contable:
Código
Cuentas
Debe
Haber
5160
Gastos por depreciación
xxxx
1592
Depreciación acumulada.
xxxx
Año
Depreciación en el año
Depreciación acumulada
Valor neto en libros
factor
01
02
03
04
05
3.600.000
3.600.000
3.600.000
3.600.000
3.600.000
3.600.000
7.200.000
10.800.000
14.400.000
18.000.000
14.400.000
10.800.000
7.200.000
3.600.000
0
20%
20%
20%
20%
20%
El factor del 20% de depreciación para cada año resulta de dividir el 100% del valor del activo por los años de vida útil.
Si se utiliza valor de salvamento o valor residual sobre el costo del activo, se efectúa la siguiente fórmula:
Depreciación = costo – valor de salvamento
Vida útil
El valor del activo al finalizar su vida útil es igual al valor de salvamento y en caso de vender este activo, esta sería la base para determinar la utilidad o pérdida.
Los otros métodos son conocidos como métodos de depreciación acelerada, ya que permiten distribuir el valor depreciable de un activo por un mayor valor al comienzo de la vida útil.
Algunas teorías que justifican la aplicación de estos métodos son:
1. Un activo nuevo es más eficiente que cuando empieza a envejecer.
2. Durante los primeros años los cargos por mantenimientos y reparaciones son menores y se aumentan en la medida en que el activo envejece.
3. Se debe considerar que los avances tecnológicos hacen que algunos activos se conviertan en obsoletos en forma rápida. Por ello deben depreciarse en aceleradamente.
Suma de los dígitos de los años
En este se aplica sobre el valor por depreciar una fracción cuyo denominador es la suma de los dígitos de los años de vida útil y el numerador es el número de años que le restan de vida al activo.
Por ejemplo, para un activo con una vida útil estimada de cinco años, la suma de los dígitos será:
5+4+3+2+1 = 15
Entonces las fracciones para los diferentes años serian:
1er año: valor a depreciar x 5/15.
2º año: valor a depreciar x 4/15
3er año: valor a depreciar x 3/15
4º año: valor a depreciar x 2/15
5º año: valor a depreciar x 1/15
Método de saldos decrecientes o reducción de saldos
En este se aplica una tasa fija durante los años de vida útil, sobre el valor por depreciar del activo, mediante la siguiente fórmula:
Tasa = 1- n valor residual
Costo del activo
Donde n = número de años de vida útil.
Para el cálculo de la depreciación se multiplica el valor por depreciar del activo por la tasa fija.
Método de doble saldo de declinación
Consiste en aplicar un factor igual al doble del aplicado en el método de línea recta, en aquellos activos que tengan una vida útil superior a cinco años. Por ejemplo, en un activo con una vida útil de 5 años, la tasa de depreciación por aplicar por el método de línea recta sería del 20%. En este caso, tomando el doble, el factor por aplicar es el 40% sobre el valor no depreciado.
Método de unidades de producción
Es muy utilizado por las empresas en que sus activos tienen una vida útil estrechamente ligada con su capacidad de producción: Ej. Vehículos, máquinas (tornos, máquinas inyectoras, etc.) y equipos.
La capacidad productora se puede expresar en unidades producidas, horas máquina, kilómetros recorridos, entre otros.
Se debe calcular el factor de depreciación por unidad producida con la siguiente fórmula:
Depreciación por unidad = costo del activo .
Capacidad de producción
El cálculo de la depreciación para cada año se hace con base en las unidades producidas multiplicadas por el valor unitario de depreciación.
La dinámica de la cuenta de depreciación acumulada es:
DINÁMICA
Débitos
Créditos
-
1. Por el valor de la depreciación ajustada que tengan los bienes dados de baja por la venta, cesión, destrucción, demolición, obsolescencia, daño irreparable, por inservibles, pérdida o sustracción.
+
3. Por el valor de la depreciación calculada mensualmente con cargo a los resultados del período.
ACTIVOS AGOTABLES
Este grupo está conformado por los recursos naturales como minas, canteras, pozos, yacimientos, bosques de madera, reservas de petróleo, gas, entre otros.
Su valor histórico está dado por los costos en que incurre la empresa para la adquisición ya sea de terrenos, instalaciones y montajes y demás erogaciones incurridas en su exploración y desarrollo.
Para determinar la vida útil de estos activos, es necesario recurrir a estudios técnicos que permitan estimar las reservas comprobables del recurso.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo histórico del correspondiente activo.
2. Por el costo de las adiciones o mejoras capitalizables.
3. Por el valor acumulado de los costos incurridos en el desarrollo de los mismos para hacerlos aptos para su explotación.
4. Por el valor convenido mediante avalúo técnico de dichos activos recibidos por cesión, donación o aporte.
1. Por el valor de los activos vendidos.
2. Por el valor de retiro del activo cuando haya terminado su vida útil.
Minas y canteras
Registra el costo histórico de los terrenos, instalaciones y montajes necesarios para la explotación de los recursos naturales que se encuentren en minas y canteras.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
6. Por el costo histórico de la respectiva mina o cantera.
7. Por el costo de las adiciones o mejoras capitalizables.
8. Por el valor acumulado de los costos incurridos para hacerlos aptos para su explotación.
9. Por el valor convenido o determinado mediante avalúo técnico.
3. Por el costo de las minas o canteras vendidas.
4. Por el valor de retiro de la mina o cantera cuando ha terminado su vida útil.
El costo histórico lo conforman el valor de compra y los demás costos y gastos necesarios para su adquisición y puesta en marcha. En su registro contable se afecta la cuenta 1572 (minas y canteras).
El agotamiento se calcula dividiendo el costo histórico del activo en el número de unidades estimadas según los estudios técnicos y que será su capacidad de producción.
Agotamiento = costo del activo .
Producción estimada
Para los años siguientes el agotamiento se calculará con base en la cantidad de toneladas extraídas del producto por el factor determinado y su registro contable afectará las mismas cuentas.
Obras complementarias en minas y canteras
Las construcciones como campamentos y bodegas, que se encuentran al lado de activos agotables, tienen una vida útil diferente. Debe ajustarse la vida útil de estos, en consideración al principio de la asociación de ingresos y gastos, pues los ingresos de la empresa están dados por el activo agotable.
El cálculo de la depreciación de un campamento se realiza a través de la siguiente fórmula:
Factor de agotamiento = Costo .
Producción estimada
Para calcular el agotamiento anual, se multiplica el factor de agotamiento por la extracción de la mina del año.
Se registra debitando la cuenta 516005 (gastos por depreciación-edificaciones) y se acredita en la cuenta 159205 (depreciación acumulada-edificaciones).
Pozos y yacimientos
Registra el costo de las formaciones subterráneas o reservas probadas de minerales o hidrocarburos existentes en un campo agotable.
DINÁMICA
Débitos
Créditos
1. Por el costo de adquisición.
2. Por el valor de la construcción directa o a través de contratistas de las perforaciones.
3. Por el valor de las adiciones, reparaciones o mejoras capitalizables.
4. Por el valor convenido mediante avalúo técnico de los pozos o yacimientos recibidos en cesión o aporte.
1. Por el costo en libros del activo en el momento de la venta o retiro o cesión.
2. Por la cancelación de los campos completamente agotados.
Es posible cargar al costo histórico el costo de adquisición y las erogaciones necesarias hasta que el activo esté en condiciones de utilización o de explotación.
Los costos de exploración son aquellos desembolsos realizados para determinar las posibles reservas.
Los costos de desarrollo generalmente se dan una vez se haya determinado que la explotación es rentable.
El factor de agotamiento resulta de dividir el monto sujeto a agotamiento entre la cantidad de reserva estimada.
Factor de agotamiento = costo .
Producción estimada
Este factor de agotamiento se multiplica por las unidades producidas, para de esta forma obtener el agotamiento anual.
Los costos incurridos en desarrollo y explotación se amortizan en cinco años de la siguiente forma:
Amortización de costos = Costo .
Número de años
Se registran debitando la cuenta 5165 (gastos amortización) y se acredita en la cuenta 1698 (amortización acumulada)
(Contabilidad, sistema de información para las organizaciones)
DEPRECIACION
Es la reducción del valor histórico por uso o caída en desuso. Reconoce la contribución de estos activos a la generación de ingresos.
La vida útil es el lapso durante el cual se espera que estos activos contribuyan a la generación de ingresos de la empresa. Esta se determina considerando factores como las especificaciones de fabrica, el deterioro que sufren por el uso, la obsolescencia por avances tecnológicos, la acción de algunos factores naturales y los cambios en la demanda de bienes y servicios. El valor residual o valor de salvamento es el precio que la empresa estima tendrá el activo una vez terminada su vida útil.
Métodos de depreciación
Método de línea recta
Es el más utilizado y supone que los activos se usan más o menos con la misma intensidad año por año, a lo largo de su vida útil. Es decir, la depreciación periódica debe ser del mismo monto.
Para calcular la depreciación anual se usa la siguiente fórmula:
Depreciación anual =valor histórico ajustado-valor residual
Años de vida útil
Métodos de depreciación acelerada: estos distribuyen el valor depreciable de un activo en forma descendente, es decir que su depreciación será mayor en los primeros años de vida. Estos se fundamentan en que en los primeros años de vida algunos activos son más productivos y requieren menos gastos de reparación y mantenimiento.
El avance tecnológico causa en algunos activos la obsolescencia rápidamente, esto justifica el uso de estos métodos.
a) Método de la suma de los dígitos de los años.
En este se aplica sobre el valor por depreciar una fracción cuyo denominador corresponde a la suma de los dígitos de los años de vida útil y el numerador es el número de años que le resta de vida útil al activo.
b) Método de reducción de saldos
Consiste en la aplicación de una tasa sobre el valor no depreciado del activo. El cálculo de la tasa se lleva a cabo mediante la siguiente fórmula:
Tasa de depreciación= 1- n valor residual
Valor histórico
Donde n es el número de años de vida útil del activo.
c) Método de unidades de producción
La vida útil de algunos activos se relaciona de manera importante con la capacidad de producción, la cual se expresa en horas de trabajo, kilómetros recorridos, unidades producidas, etc.
La depreciación por unidad se calcula con la siguiente fórmula:
Depreciación por unidad = valor histórico
Capacidad de
Producción
Seguidamente, el gasto por depreciación para cada uno de los años, se calcula multiplicando la depreciación por unidad por las unidades producidas en el año.
Corrección de los montos de depreciación
Cuando la vida útil de un activo resulta imprecisa, inadecuada o no corresponde a la realidad particular del activo, es necesario hacer correcciones. Estas deben llevarse prospectivamente, ya que lo realizado hasta la fecha no puede cambiarse.
Para llevar a cabo la corrección del monto del monto de depreciación, debe distribuirse el valor no depreciado del activo entre los años que se estime queden de vida útil.
Agotamiento
Mediante el agotamiento se reconoce la contribución de los activos agotables a la generación de ingresos. Este se calcula con base en sus reservas debidamente comprobadas mediante estudios técnicos, en las unidades extraídas o producidas.
Para calcular la tasa de agotamiento por unidad, se debe dividir el valor histórico del activo entre el número de unidades que se estima constituyan su capacidad de producción. Para determinar el agotamiento periódico debe multiplicarse esta tasa por el número de unidades producidas o extraídas durante determinado periodo.
El valor de las unidades producidas estará constituido, además del agotamiento, por todas aquellas erogaciones realizadas por la empresa como mano de obra y otros costos, incurridas para dejar el producto en condiciones de comercialización.
En caso de que en un activo agotable se encuentre un activo depreciable, cuya vida útil es diferente, esta se debe ajustar, por el hecho de que la empresa espera la generación de sus ingresos con base en el primero.
Fórmula para depreciación del activo depreciable:
Depreciación anual = valor histórico x unidades producidas
Producción total
Estimada
TEMA 4: SALIDAS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
(Contabilidad general)
VENTA DE ACTIVOS FIJOS
Transcurrido algún tiempo después de adquirir un activo fijo, las empresas pueden decidir venderlo o simplemente reemplazarlo por otro más moderno o de mayor capacidad productiva.
Pueden presentarse las siguientes situaciones:
ü Precio de venta igual al valor en libros.
ü Precio de venta menor al valor en libros.
ü Precio de venta superior al valor en libros.
El procedimiento a seguir para cualquiera de los casos mencionados es:
Ø Calcular la depreciación correspondiente desde la última fecha hasta la fecha de retiro o venta del activo.
Ø Determinar el valor neto en libros.
Ø Establecer la diferencia entre el valor en libros y el valor de venta.
Ø Efectuar el registro contable correspondiente.
El valor neto en libros corresponde al valor del activo, menos la depreciación acumulada.
Para determinar si hay una utilidad o una perdida, es necesario establecer la diferencia entre el valor de venta del activo y el valor neto en libros.
Si el valor de venta es superior al valor neto en libros, se tiene una utilidad en venta de activos, su registro será:
código
Cuenta
Debe
Haber
110505
Caja
00000
1592
Depreciación acumulada
00000
15
Activo fijo correspondiente
00000
4245
Utilidad en venta de activo
00000
Si el valor de venta es inferior al valor neto en libros, se tiene una pérdida. Su registro será:
código
Cuenta
Debe
Haber
110505
Caja
00000
1592
Depreciación acumulada
00000
531015
Pérdida en venta de propiedades, planta y equipo
00000
15
Activo fijo correspondiente
00000
En caso de que se venda el activo por su valor neto en libros, su registro será:
código
Cuenta
Debe
Haber
110505
Caja
00000
1592
Depreciación acumulada
00000
15
Activo fijo correspondiente
00000
Permuta de activos usados por activos nuevos
Es la decisión de los comerciantes de dar activos como vehículos, equipo de oficina o máquinas, como parte de pago de activos nuevos de la misma clase.
En este intercambio se considera que hay una venta de activo usado y una compra del activo nuevo.
lunes, 30 de junio de 2008
GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 007
GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE No.007
CONTABILIZAR OPERACIONES DE CARTERA
TEMA 1: Concepto y clasificación de ajustes
Deudores
Se constituye por el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad, bien sean comerciales y no comerciales.
Forman parte de este grupo cuentas como clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, depósitos y promesas de compraventa.
La obligación generada por ventas a crédito, puede estar respaldada por una simple factura, lo cual origina una cuenta por cobrar, o por documentos de carácter negociable como, letras por pagar y pagarés, se genera la cuenta documentos por cobrar.
Clientes
Esta cuenta representa el derecho que tiene la empresa de exigir a sus clientes el pago de su deuda por la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. Corresponde a los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por conceptos como venta de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados.
Se debita
Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.
Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.
Por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes del exterior.
Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses, etcétera.
Por los ajustes generados a favor del cliente.
Se acredita
Por los pagos efectuados por los clientes.
Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.
Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro. Dinámica
Control interno
Es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.
1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para facilitar su cobro.
2. Enviar periódicamente extractos a los clientes principales, solicitando su verificación o conciliación y observaciones.
3. Visitar ocasionalmente a los clientes con el objeto de verificar el procedimiento de cobro.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado con un recibo de caja o un formato de consignación.
5. En las devoluciones de mercancía por parte de los clientes, para proceder a elaborar la nota débito es necesario constatar en qué estado llega la mercancía.
6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero.
7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja los recaudos y los recursos contables.
Cuentas incobrables o deudas de difícil cobro
Las cuentas pueden ser incobrables por factores tales como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la empresa.
Ante este hecho, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización de la cartera.
Se debita
Por el traslado de la cuenta de clientes.
Se acredita
Por el valor cargado contra la provisión.Dinámica
Provisión para deudas de difícil cobro
El término ‘’provisión’’ significa protección, básicamente es un valor que se asigna sobre las bases de un porcentaje determinado por la ley que permite proteger las deudas que se consideran de difícil recuperación. El cálculo y la contabilización de la provisión de cartera es una actividad esencial en las empresas que manejan ventas a crédito; por tal razón es importante contar con personal capacitado en dicha labor, que cuente con conocimientos y capacidad para realizar operaciones como diligenciar y analizar cuadros de análisis de cartera, calcular con base en el cuadro de análisis la provisión de cartera, contabilizar la apertura de la cuenta provisión de cartera y hacer el ajuste de la cuenta provisión de cartera con base en el análisis.
Análisis de vencimientos
Es un estudio que se hace de cada uno de los clientes con respecto a las ventas a crédito realizadas por la empresa, con el objeto de controlar la edad de cada saldo, señalando aquellos que requieran mayor atención y tomar las acciones del caso.
También se muestran los saldos vencidos y no vencidos, según el tiempo y porcentajes fijados por las normas tributarias vigentes, sirve de anexo para la declaración de renta y complementarios, y para el balance.
De 0 a 90 días
NO VENCIDAS
De 91 a 180 días
VENCIDAS
De 181 a 360 días
VENCIDAS
Más de 360 días
VENCIDAS
EDAD DE LA CARTERA
Métodos para calcular la provisión de cartera
Método general
El porcentaje asignado en la provisión establecida, para cuentas incobrables va del 5% al 15% del volumen de las ventas en cartera, vencidas así:
a) Entre 91 y 180 días de vencidas 5%
b) Entre 181 y 360 días de vencidas 10%
c) Más de un año de vencidas 15%
Método individual de cartera
Cuando se realizan estas provisiones se toma hasta un 33% para deudas que tengan más de un año de vencidas. El porcentaje lo fija la empresa pero no debe ser superior al máximo permitido por la ley.
Contabilización
Para cualquiera de los métodos es necesario utilizar dos cuentas, una de gasto y una de valuación que disminuye el valor del activo clientes, de la siguiente forma:
La cuenta 5299: provisión, con subcuenta 529910 deudores; y la 1399: provisiones, con subcuenta 139905: clientes.
Castigo y recuperación de cartera
La empresa debe realizar un análisis de la cartera y trasladar a la cuenta deudas de difícil cobro, las cuentas que no hayan sido canceladas a la fecha y cuando se hayan agotado todos los recursos para el cobro de las deudas, las directivas de la empresa darán la orden para proceder al castigo, es decir, sacar la cuenta de la contabilidad.
En caso de que el cliente se reporte nuevamente y pague la deuda, se debe efectuar la reversión del último asiento. En primer lugar se hace activa la cuenta clientes (debitando en la cuenta clientes y acreditando la 139905 – clientes y la 529910 – deudores) y luego se registra la cancelación de la deuda por parte del cliente (debitando la cuenta caja y acreditando la cuenta clientes).
Intereses por mora
Son los intereses generados por el incumplimiento del pago de una obligación, es decir luego de cumplido el término de vencimiento. El interés por mora no debe exceder la tasa máxima legal establecida por la ley.
Intereses de financiación
La superintendencia bancaria está facultada por la ley para fijar las tasas máximas en ventas a crédito. La sanción para los comerciantes que no apliquen dicha tasa es de 10 salarios mínimos legales vigentes.
Fórmula para elaborar la tabla de financiación
n
Factor = i (1 + i) _ n
(1 + i) – 1
i = tasa de interés nominal mensual
n = número de periodos en que se divide la financiación
1 = constante
F = Factor por el cual se multiplica el capital para calcular la cuota mensual.
CONTABILIZAR OPERACIONES DE CARTERA
TEMA 1: Concepto y clasificación de ajustes
Deudores
Se constituye por el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad, bien sean comerciales y no comerciales.
Forman parte de este grupo cuentas como clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, depósitos y promesas de compraventa.
La obligación generada por ventas a crédito, puede estar respaldada por una simple factura, lo cual origina una cuenta por cobrar, o por documentos de carácter negociable como, letras por pagar y pagarés, se genera la cuenta documentos por cobrar.
Clientes
Esta cuenta representa el derecho que tiene la empresa de exigir a sus clientes el pago de su deuda por la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. Corresponde a los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por conceptos como venta de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados.
Se debita
Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.
Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.
Por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes del exterior.
Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses, etcétera.
Por los ajustes generados a favor del cliente.
Se acredita
Por los pagos efectuados por los clientes.
Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.
Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro. Dinámica
Control interno
Es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.
1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para facilitar su cobro.
2. Enviar periódicamente extractos a los clientes principales, solicitando su verificación o conciliación y observaciones.
3. Visitar ocasionalmente a los clientes con el objeto de verificar el procedimiento de cobro.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado con un recibo de caja o un formato de consignación.
5. En las devoluciones de mercancía por parte de los clientes, para proceder a elaborar la nota débito es necesario constatar en qué estado llega la mercancía.
6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero.
7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja los recaudos y los recursos contables.
Cuentas incobrables o deudas de difícil cobro
Las cuentas pueden ser incobrables por factores tales como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la empresa.
Ante este hecho, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización de la cartera.
Se debita
Por el traslado de la cuenta de clientes.
Se acredita
Por el valor cargado contra la provisión.Dinámica
Provisión para deudas de difícil cobro
El término ‘’provisión’’ significa protección, básicamente es un valor que se asigna sobre las bases de un porcentaje determinado por la ley que permite proteger las deudas que se consideran de difícil recuperación. El cálculo y la contabilización de la provisión de cartera es una actividad esencial en las empresas que manejan ventas a crédito; por tal razón es importante contar con personal capacitado en dicha labor, que cuente con conocimientos y capacidad para realizar operaciones como diligenciar y analizar cuadros de análisis de cartera, calcular con base en el cuadro de análisis la provisión de cartera, contabilizar la apertura de la cuenta provisión de cartera y hacer el ajuste de la cuenta provisión de cartera con base en el análisis.
Análisis de vencimientos
Es un estudio que se hace de cada uno de los clientes con respecto a las ventas a crédito realizadas por la empresa, con el objeto de controlar la edad de cada saldo, señalando aquellos que requieran mayor atención y tomar las acciones del caso.
También se muestran los saldos vencidos y no vencidos, según el tiempo y porcentajes fijados por las normas tributarias vigentes, sirve de anexo para la declaración de renta y complementarios, y para el balance.
De 0 a 90 días
NO VENCIDAS
De 91 a 180 días
VENCIDAS
De 181 a 360 días
VENCIDAS
Más de 360 días
VENCIDAS
EDAD DE LA CARTERA
Métodos para calcular la provisión de cartera
Método general
El porcentaje asignado en la provisión establecida, para cuentas incobrables va del 5% al 15% del volumen de las ventas en cartera, vencidas así:
a) Entre 91 y 180 días de vencidas 5%
b) Entre 181 y 360 días de vencidas 10%
c) Más de un año de vencidas 15%
Método individual de cartera
Cuando se realizan estas provisiones se toma hasta un 33% para deudas que tengan más de un año de vencidas. El porcentaje lo fija la empresa pero no debe ser superior al máximo permitido por la ley.
Contabilización
Para cualquiera de los métodos es necesario utilizar dos cuentas, una de gasto y una de valuación que disminuye el valor del activo clientes, de la siguiente forma:
La cuenta 5299: provisión, con subcuenta 529910 deudores; y la 1399: provisiones, con subcuenta 139905: clientes.
Castigo y recuperación de cartera
La empresa debe realizar un análisis de la cartera y trasladar a la cuenta deudas de difícil cobro, las cuentas que no hayan sido canceladas a la fecha y cuando se hayan agotado todos los recursos para el cobro de las deudas, las directivas de la empresa darán la orden para proceder al castigo, es decir, sacar la cuenta de la contabilidad.
En caso de que el cliente se reporte nuevamente y pague la deuda, se debe efectuar la reversión del último asiento. En primer lugar se hace activa la cuenta clientes (debitando en la cuenta clientes y acreditando la 139905 – clientes y la 529910 – deudores) y luego se registra la cancelación de la deuda por parte del cliente (debitando la cuenta caja y acreditando la cuenta clientes).
Intereses por mora
Son los intereses generados por el incumplimiento del pago de una obligación, es decir luego de cumplido el término de vencimiento. El interés por mora no debe exceder la tasa máxima legal establecida por la ley.
Intereses de financiación
La superintendencia bancaria está facultada por la ley para fijar las tasas máximas en ventas a crédito. La sanción para los comerciantes que no apliquen dicha tasa es de 10 salarios mínimos legales vigentes.
Fórmula para elaborar la tabla de financiación
n
Factor = i (1 + i) _ n
(1 + i) – 1
i = tasa de interés nominal mensual
n = número de periodos en que se divide la financiación
1 = constante
F = Factor por el cual se multiplica el capital para calcular la cuota mensual.
GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 006
GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE No.006
Contabilización de nómina
TEMA 1: CONTRATO DE TRABAJO.
Legis editores s.a. cartilla laboral
El contrato de trabajo es un acuerdo mediante cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra bien sea natural o jurídica bajo continua subordinación, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración.
Partes
Intervienen de dos partes.
ü El trabajador: quien presta el servicio.
ü El empleador: quien ordena el servicio y paga el salario.
Elementos constitutivos del contrato
a) La prestación de un servicio personal
b) La subordinación jurídica entendida como la facultad del empleador de dar órdenes o instrucciones al trabajador sobre su trabajo y la obligación de éste de acatarlas.
c) El pago de una remuneración o retribución por el servicio prestado como salario.
Toda persona que haya cumplido 18 de edad, tiene capacidad para celebrar un contrato individual de trabajo. Los menores de dicha edad necesitan autorización escrita del ministerio de protección social o del alcalde del lugar, previo consentimiento de sus representantes legales.
Clases de contrato de trabajo.
Por la forma:
a) El verbal: cuando por simple acuerdo es expresado oralmente y las partes convienen todo lo relacionado con el trabajo.
b) El escrito debe constar en un documento firmado por las partes, y contener cláusulas sobre la información pertinente al celebrar el contrato.
Los contratos verbales tienen el mismo valor que los contratos escritos.
Acuerdos que deben pactarse siempre por escrito:
-El período de prueba
-El salario integral
-Los pagos acordados entre las partes que no constituyen salario, dentro de lo permitido por la ley.
Contratos que deben celebrarse siempre por escrito:
-El contrato a término fijo.
-El que se celebre con extranjeros no residentes en el país.
-El enganche de trabajadores para el exterior.
Por la duración
· Trabajo ocasional, accidental o transitorio
Se utiliza para la ejecución de trabajos ocasionales, accidentales o transitorios, es decir aquellos de corta duración, inferiores a un mes, tratándose de labores ajenas a las actividades normales del empleador.
· Por la duración de la obra o labor
Dura en la misma medida en que dure la obra o labor encomendada. Este tipo de contrato es utilizado ampliamente en empresas dedicadas a la construcción.
· Contrato a término fijo
Se debe celebrar por escrito y su duración no debe ser superior a tres años.
Pueden ser: -contrato a término fijo inferior a un año, sin término mínimo de duración; - contrato a término fijo de duración entre uno y tres años, el cual es renovable indefinidamente.
Para la terminación de este contrato, la parte interesada debe avisar a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a 30 días calendario al vencimiento del contrato. De no ser así, el contrato se entiende renovado por un periodo igual al inicialmente pactado y así sucesivamente.
Los contratos a término fijo inferior a un año, podrán prorrogarse hasta 3 veces por periodos iguales al inicial o inferiores mediante preaviso. Tras esto la renovación será anual.
Los trabajadores contratados a término fijo inferior a un año tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios, en proporción al tiempo laborado.
· Duración indefinida
Son los contratos donde las partes no determinan su duración. Puede celebrarse verbalmente o por escrito.
Es recomendable que para fines probatorios se hagan constar los contratos por escrito, de tal manera se facilita demostrar las condiciones y la existencia del contrato.
Cuando el contrato es verbal se entiende como indefinido.
Obligaciones y derechos
Obligaciones especiales de las partes
Del empleador
Del trabajador
1. Pagar la remuneración según los puntos acordados.
2. Suministrar al trabajador, si no se acuerda lo contrario, todos los materiales y elementos necesarios para el desarrollo del trabajo.
3. Prestar primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad.
4. Conceder al trabajador las licencias necesarias y autorizadas, siempre que se avise oportunamente al empleador, sin que perjudique el funcionamiento de la empresa. El tiempo empleado en estas licencias puede descontársele al trabajador.
5. Dar al trabajador, que lo solicite, al expirar el contrato, una certificación referente a su labor y si el trabajador lo solicita, hacer la práctica y certificar el examen sanitario.
6. Pagar al trabajador los gastos razonables de ida y regreso si para prestar sus servicios lo hizo cambiar de residencia. Salvo que el contrato se termine por voluntad del trabajador.
7. Cumplir el reglamento y leyes.
8. Afiliar a los trabajadores a la seguridad social y a las cajas de compensación.
9. Cumplir con la cuota de aprendices.
1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones impartidas por el empleador.
2. No comunicar con terceros las informaciones sobre su trabajo, de naturaleza reservada o cuya divulgación perjudique al trabajador, salvo autorización expresa.
3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles facilitados y las materias primas sobrantes.
4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
5. Comunicar oportunamente al empleador las observaciones que crea puedan evitarle perjuicios.
6. Prestar la colaboración posible en caso de riesgo inminente que afecte las personas o cosas de la empresa.
7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico del empleador.
8. Observar las instrucciones preventivas de accidentes o de enfermedad profesional.
Prohibiciones a las partes
Del empleador
Del trabajador
1. Retener suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero correspondientes a los trabajadores, sin autorización de los mismos.
2. Con respecto de los salarios pueden hacerse deducciones en los casos de multas y otras sanciones disciplinarias previstas en el reglamento interno de trabajo. Y demás retenciones de acuerdo con la normatividad.
3. Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un 50% de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos de acuerdo con la ley.
4. Obligar a los trabajadores a comprar bienes en almacenes establecidos por el empleador.
5. Exigir o admitir dinero del trabajador para que se admita en el trabajo o por cualquier otro motivo.
6. Limitar a los trabajadores en el ejercicio de su derecho de asociación.
7. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político.
8. Hacer o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.
9. Hacer o permitir rifas, colectas o suscripciones en la sede laboral.
10. Emplear en las certificaciones de trabajo expedidas al terminar el contrato, convenciones que puedan perjudicar al interesado, o usar el sistema de lista negra para que otras empresas no ocupen al trabajador.
11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere los derechos del trabajador u ofenda su dignidad.
1. Sustraer del establecimiento útiles, materias primas o productos sin permiso del empleador.
2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez.
3. Faltar a trabajar sin justa causa o permiso del empleador, salvo en caso de huelga, en los que se deba abandonar el lugar de trabajo.
4. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo o suspender labores.
5. Hacer colectas, rifas, suscripciones o propaganda en el trabajo.
6. Limitar la libertad para trabajar o no, o para afiliarse o no a un sindicato.
7. Usar los útiles o herramientas suministradas por el empleador para fines distintos del trabajo contratado.
Jornada de trabajo
Jornada ordinaria y jornada máxima legal
· La jornada ordinaria de trabajo es la convenida por las partes o, a falta de ello, la máxima legal.
· La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de 8 horas al día y de 48 a la semana, a excepción de los trabajos autorizados para menores entre 12 y 18 años y las jornadas especiales de 6 horas diarias y 36 semanales.
· Están excluidos de la normatividad sobre jornada máxima legal de trabajo los trabajadores que desempeñan cargos de dirección, confianza o manejo; los que ejerciten actividades discontinuas o intermitentes; los de simple vigilancia, cuando residan en el lugar de trabajo y los del servicio doméstico ya se trate de labores en los centros urbanos o en el campo, estos últimos no podrán tener una jornada superior a 10 horas diarias si residen en la casa del patrono.
Jornadas especiales
· El empleador y el trabajador pueden acordar la organización de turnos de trabajo sucesivos, ya sean de manera temporal o indefinida. Siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y treinta y seis (36) al la semana. En este caso no habrá lugar a recargo nocturno ni al previsto para el trabajo dominical o festivo, pero el trabajador devengará el salario correspondiente a la jornada ordinaria de trabajo y además tendrá derecho a un día de descanso remunerado.
· Empleador y trabajador pueden acordar jornadas diarias flexibles de trabajo, entre las 48 horas semanales, distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso obligatorio. Las horas diarias podrán repartirse de manera variable y podrán ser mínimo 4 horas continuas y hasta 10 horas, sin lugar a recargo por trabajo suplementario dentro de la jornada ordinaria diurna (6 a.m. a 10 p.m.).
El empleador no puede contratar al trabajador para ejecutar dos turnos en el mismo día, a menos que las labores sean de supervisión, dirección, confianza o manejo.
Descanso en día sábado
Las empresas que laboren 48 horas semanales, podrán ampliar, por mutuo acuerdo, la jornada ordinaria hasta en dos horas diarias, con el objeto de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el día sábado. En este caso se prohíbe laborar horas extras en el mismo día.
El trabajo excepcional en día sábado se retribuye con el salario ordinario y los recargos a que haya lugar por trabajo nocturno u horas extras.
Trabajo diurno y nocturno
El trabajo diurno se comprende entre las 6 a.m. y las 10 p.m. y el trabajo nocturno es el prestado entre las 10 p.m. y las 6 a.m.
Horas extras
· Es el trabajo desarrollado más allá de la jornada ordinaria o de la máxima legal, debe remunerarse en forma especial.
Las horas extras diurnas o nocturnas, no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 a la semana.
· Cuando la jornada de trabajo se amplíe a 10 horas diarias, no se puede en el mismo día laborar horas extras.
· La jornada flexible no tiene lugar a recargo por trabajo suplementario.
· Para poder laborar tiempo suplementario, el empleador debe solicitar autorización del ministerio de protección social, tras obtenerla debe llevar un registro de trabajo suplementario con las especificaciones correspondientes y entregar al trabajador una relación de las horas extras laboradas.
Trabajo por turnos
En estos casos la jornada puede ampliarse en más de 8 horas diarias y en más de 48 a la semana, siempre que el promedio de horas de trabajo calculado para un período máximo de tres semanas, no pase de lo estipulado en la jornada máxima legal y sin que constituya trabajo suplementario.
Distribución de las horas de labor
ü La jornada diaria debe distribuirse en mínimo dos secciones para permitir un descanso dependiendo de la naturaleza del trabajo. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada.
ü Aunque se labore en jornada continua, se tiene que permitir el descanso para almuerzo o comida, según el horario del trabajador.
ü Se recomienda conceder pequeños descansos para que los trabajadores se repongan de la fatiga, ocasionada por esfuerzos tanto físicos como mentales.
Destinación de horas de la jornada a capacitación y bienestar
Las empresas con más de cincuenta trabajadores que laboren 48 horas semanales, deben conceder a sus trabajadores 2 horas a la semana exclusivamente para actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación.
Estas 2 horas semanales podrán acumularse hasta por un año.
Descanso dominical remunerado
ü Es obligatorio conceder este descanso remunerado a los trabajadores, siempre y cuando el empleado haya laborado todos los días hábiles de la semana a los cuales se comprometió, o que si ha fallado exista una causa justificada.
ü La duración mínima de descanso dominical es de 24 horas.
ü Los días de fiesta no interrumpen la continuidad y se computan como si en ellos se hubiera prestado el servicio por el trabajador.
ü El trabajador que deba recibir en el día de descanso dominical un auxilio o indemnización en dinero por enfermedad o accidente de trabajo, no tiene derecho a la remuneración de tal día.
ü Cuando la jornada de trabajo no implique la prestación de servicios todos los días laborables de la semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado.
ü Si el trabajador tiene sueldo fijo, se entiende que en él se incluye el pago de dominicales y festivos.
ü Cualquier otra remuneración recibida por el trabajador, fija como el jornal (salario por días), o variable como el pago a destajo o por comisión, no incluye el pago por descanso dominical o festivo, este se debe liquidar teniendo en cuenta el promedio de lo devengado por el trabajador en la semana inmediatamente anterior.
ü Todos los días de lunes a sábado, a excepción de los dominicales y los que la ley consagra como festivos son laborables.
ü El trabajador puede convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, reconocido como descanso dominical obligatorio institucionalizado.
Remuneración del descanso en festivos
Días señalados como festivos:
FESTIVO
DESCANSO
1º de enero
6 de enero
19 de marzo
1º de mayo
29 de junio
20 de julio
7 de agosto
15 de agosto
12 de octubre
1º de noviembre
11 de noviembre
8 de diciembre
25 de diciembre
Jueves santo
Viernes santo
Ascensión del señor
corpus christi
Sagrado corazón
El día que corresponda en el calendario
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
El día que corresponde
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
El día que corresponde
Se descansa ese día
Se descansa ese día
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
La remuneración para descanso en los días festivos se liquida como para el descanso dominical, pero sin lugar a descuento alguno por falta al trabajo, ni obligación de reponer la ausencia.
Días libres
Si el empleador permite que no se labore, en días diferentes a los calificados como festivos, está obligado a pagar la remuneración de dichos días. A menos que se convenga compensar con otro día hábil el de ‘’fiesta’’, este no se remunera como extra o suplementario.
Suspensión del contrato de trabajo
En esta etapa se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio y para el empleador la de pagar los salarios, siempre y cuando se presente alguna de las siguientes causales.
Por hechos imprevisibles de fuerza mayor, caso fortuito y cuya duración sea transitoria.
Por la muerte o inhabilitación del empleador, si es persona natural.
Por suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa hasta por 120 días, por razones independientes de la voluntad del empleador, mediante autorización previa del ministerio de protección social. Si el empleador solicita el aumento de la suspensión deberá informar simultáneamente, por escrito, a sus trabajadores.
Por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por suspensión disciplinaria.
Cuando el trabajador es llamado a prestar servicio militar. El empleador está obligado a conservar el puesto al trabajador hasta por 6 meses después de terminado el servicio.
Por detención preventiva o arrestos correccionales del trabajador que no excedan de ocho días y cuya causa no justifique la extinción del contrato.
Por huelga declarada y cumplida según las formalidades legales.
Efectos de la suspensión
· Cesan las obligaciones de pago de salario y prestación de servicios, mientras dure la interrupción del contrato.
· Continúan a cargo del empleador las obligaciones surgidas con anterioridad a las causas que le dieron origen a la suspensión y las correspondientes por muerte o enfermedad, si la seguridad social no suple la obligación en estos riesgos.
Liquidación de prestaciones
En la liquidación de vacaciones, cesantía y tiempo para jubilación, se pueden descontar los periodos de suspensión del contrato.
Reanudación del trabajo
En casos imprevisibles de fuerza mayor, por muerte o inhabilitación del empleador o por suspensión de actividades por más de 120 días, una vez cesen estas causas que originaron la suspensión del contrato, el empleador debe notificar a los trabajadores a través de comunicación personalizada o mediante avisos publicados como mínimo dos veces en un periódico de la localidad, la reanudación de labores. Este a su vez se obliga a recibir a todos los trabajadores que se presenten dentro de los 3 días siguientes a la comunicación del aviso.
Terminación del contrato
Es el hecho mediante el cual por causas provenientes o no de la voluntad de las partes contratantes, cesan en el cumplimiento de sus obligaciones y terminan la relación laboral que las vincula.
Para proceder a la terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa por parte del patrono, este debe informar por escrito al trabajador, dentro de los 60 días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de seguridad social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, junto con los comprobantes que lo certifiquen. Si no se efectúa lo anterior la terminación del contrato no producirá efecto.
Personas con limitación auditiva
En el caso de las personas con limitación auditiva o visual, debe existir una autorización previa de la oficina de trabajo donde conste la causa justa para la terminación del respectivo contrato. Si no se cumple este requisito y por consiguiente se procede al despido por razón de la limitación, el trabajador tiene derecho a una indemnización equivalente a 180 días de salario, sin perjuicio de las demás prestaciones e indemnizaciones a que haya lugar de acuerdo con el código sustantivo del trabajo.
Causales
Causales objetivas de terminación.
1. Expiración del plazo pactado: en los contratos a término fijo.
2. Terminación de la obra o labor contratada: es el caso de los contratos en los cuales se estipula la duración de la obra o labor, por ende el término de la vigencia de la relación laboral.
3. Incapacidad total del trabajador: la incapacidad por enfermedad o accidente, de carácter no profesional, superior a 180 días, genera la terminación del contrato. En este evento se presenta un cambio en la condición del trabajador, por la adquisición de estatus de pensionado por invalidez.
4. Muerte del trabajador: ante este hecho se extingue el vínculo laboral y se generan obligaciones como:
a) Comunicación del hecho del fallecimiento a la entidad de seguridad social a la que se encontraba afiliado y a la caja de compensación familiar.
b) Pago de gastos de entierro, a cargo de la seguridad social si el trabajador se encontraba afiliado.
c) Cancelación de los salarios adeudados y de las prestaciones sociales causadas a los herederos.
d) Transmisión de derechos pensiónales, a cargo de la seguridad social, si el trabajador se encontraba afiliado y si reúne los requisitos previstos en los reglamentos.
Pago a herederos
El empleador está obligado a publicar un aviso en la prensa del lugar por lo menos en dos oportunidades. Luego de 30 días de la publicación del segundo aviso, el empleador procederá al pago respectivo. Si ninguna de las personas que se presenten a reclamar el pago acredita su calidad de heredero, o si nadie responde a los avisos, el empleador puede consignar las sumas adeudadas a órdenes del juzgado de trabajo del lugar.
Reconocimiento de la pensión
El reconocimiento y pago al trabajador de la pensión de jubilación por parte del empleador o de la pensión de vejez por parte de la entidad administradora de un fondo de pensiones, es causal de terminación de la relación de trabajo ya que al igual que en el caso de invalidez se cambia de posición y se adquiere el estatus de pensionado.
Transcurridos 30 días después de que el trabajador cumpla con los requisitos establecidos para tener derecho a la pensión, si éste no la solicita, el empleador podrá solicitar el reconocimiento de la misma en nombre de aquél. No se puede dar por terminada la relación laboral sin que se le notifique debidamente su inclusión en la nómina de pensionados correspondiente.
5. Liquidación o clausura definitiva de la empresa:
a) Está prohibido que el empleador cierre intempestivamente su empresa. Si lo hace, además de incurrir en las sanciones legales, deberá pagarle a los trabajadores los salarios, prestaciones e indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa.
b) Al liquidar definitivamente la empresa, el empleador deberá solicitar el correspondiente permiso al ministerio de protección social e informar por escrito a sus trabajadores de este hecho. El ministerio tendrá 2 meses para resolver lo relacionado con el permiso.
c) Al obtener la autorización del ministerio de protección social para el cierre definitivo, total o parcial, de su empresa, o para efectuar un despido colectivo, deberá pagar a los trabajadores afectados con la medida, la indemnización legal que le habría correspondido al trabajador si el despido hubiera sido sin justa causa legal. Si la empresa tiene un patrimonio líquido gravable inferior a mil salarios mínimos mensuales, el monto de la indemnización será equivalente al 50% del mismo.
Causales originadas en la voluntad del trabajador.
1. Renuncia: es la manifestación libre y espontánea del trabajador de su intención de poner fin a la relación laboral. Es válido el ofrecimiento por parte del empleador de sumas de dinero al trabajador para tomar alguna determinación en el desarrollo del contrato de trabajo, siempre y cuando no vaya acompañada de un real medio de presión.
A la falta de indemnización del trabajador por la terminación del contrato de trabajo sin previo aviso, el empleador puede acudir ante los jueces civiles en busca del reconocimiento por los daños y perjuicios que le ocasionó la ruptura intempestiva del vínculo laboral.
2. Despido indirecto o auto despido, por culpa del empleador:
A causa de:
a) Engaño por parte del empleador con respecto a las condiciones de trabajo.
b) Los actos de violencia, malos tratos o amenazas graves inferidas por el empleador contra el trabajador o los miembros de su familia dentro o fuera del servicio.
c) Los actos del empleador o de sus representantes que induzcan al trabajador a cometer un acto ilícito o contrario a sus convicciones políticas o religiosas.
d) La ocurrencia de circunstancias que el trabajador no pueda prever al celebrar el contrato, y que pongan en peligro su seguridad o su salud y que el empleador se oponga a modificar.
e) Todo perjuicio causado maliciosamente por el empleador al trabajador en la prestación del servicio.
f) El incumplimiento sistemático sin razones válidas por parte del empleador, de las obligaciones convencionales o legales.
g) La exigencia del empleador sin razones válidas de la prestación de un servicio distinto o en lugares diversos de aquél para el cual se lo contrató.
h) La violación grave de las obligaciones o prohibiciones que competen al empleador.
3. No regresar al trabajo una vez que cesan las causas que produjeron la suspensión del contrato.
Si tras la suspensión del contrato de trabajo, se reanudan las labores y el trabajador no se reincorpora al trabajo, el empleador queda en libertad de dar por terminado el contrato de trabajo, comunicando tal decisión al trabajador y cancelándole la totalidad de lo que le adeude por salarios y prestaciones.
Causales originadas en la voluntad de ambas partes.
1. Mutuo acuerdo: al existir inconvenientes para continuar con la relación de trabajo, las partes pueden decidir la terminación del contrato.
Causales originadas en la voluntad del empleador.
1. Terminación del contrato con causa justa.
Causas para terminar el contrato de trabajo:
a. Por engaño por parte del trabajador mediante la presentación de certificados falsos para su admisión.
b. Todo acto de violencia, injuria, malos tratos o grave indisciplina en que incurra el trabajador en sus labores o fuera del servicio, contra el empleador.
c. Los daños materiales causados intencionalmente a edificios, maquinarias y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo.
d. Todo acto inmoral o delictuoso que el trabajador cometa en el lugar de trabajo.
e. La violación grave de las obligaciones o prohibiciones especiales al trabajador o cualquier falta grave.
f. La detención preventiva del trabajador por más de 30 días, a menos que posteriormente sea absuelto. O el arresto correccional cuando la causa de la sanción justifique la extinción del contrato.
g. Cuando el trabajador revela secretos técnicos o comerciales o da a conocer asuntos de carácter reservado, lo cual perjudica a la empresa.
h. Por deficiente rendimiento en el trabajo en relación con la capacidad del trabajador. Luego de cumplir con las correspondientes etapas.
i. La sistemática inejecución, sin razones válidas por parte del trabajador de las obligaciones convencionales o legales.
j. Por cualquier vicio del trabajador que perjudique la disciplina del establecimiento.
k. La oposición del trabajador a aceptar las medidas preventivas o curativas, prescritas por el médico del empleador o por las autoridades.
l. La ineptitud del trabajador para realizar la labor encomendada.
m. El reconocimiento de la pensión de jubilación o invalidez estando al servicio de la empresa.
n. La enfermedad contagiosa o crónica del trabajador, la cual lo incapacite para trabajar.
2. El despido sin justa causa, con indemnización.
Genera para el trabajador el derecho a percibir una indemnización dependiendo del tipo de contrato que se haya suscrito. Al igual que si se termina con justa causa invocada por el trabajador, o por despido injusto a favor del trabajador.
ü Indemnización por terminación del contrato de trabajo sin justa causa.
Por parte del empleador:
En contratos a término indefinido:
· Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez salarios mínimos mensuales legales.
a. Menos de un año: 30 días de salario.
b. Más de un año de servicio, 30 días por el primer año y 20 días adicionales para cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción.
· Si el trabajador devenga un salario igual o superior a diez salarios mínimos mensuales legales, la indemnización será 20 días de salario por el primer año y 15 días adicionales por los años siguientes.
· De 10 o más años de servicio continuo: 45 días por el primer año y 40 días adicionales por cada año subsiguiente al primero y proporcionalmente por fracción.
En contratos a término fijo: el valor de la indemnización a cargo del empleador corresponde al valor de los salarios correspondientes al tiempo faltante para cumplir el plazo estipulado del contrato, o el del lapso determinado por la duración de la obra contratada. En este caso la indemnización no será inferior a 15 días.
Intervención administrativa o judicial.
1. Orden de cesación de la relación de trabajo: opera en los contratos de trabajo con menores de edad, cuando se ha violado la edad mínima para ser admitidos en un empleo y se ha omitido la obtención de la autorización que expide el ministerio de protección social. El empleador se encuentra obligado al pago de la totalidad de los salarios y prestaciones que se hubieren causado a favor del menor.
2. Autorización administrativa: se produce en los casos de las trabajadoras amparadas por el privilegio de maternidad, cuando existe justa causa y el empleador solicita la autorización para que el despido no sea calificado como injusto.
3. Sentencia judicial: existen casos donde los trabajadores no pueden ser despedidos sino mediante la comprobación de la justa causa (fuero sindical) que invocan, debe mediar sentencia del juez que autorice el despido para que este se produzca en forma legal.
Contrato de aprendizaje
Es una forma especial de vinculación, esta relación no se asimila con un contrato de trabajo. Mediante esta relación de aprendizaje una persona desarrolla formación teórica práctica, a través de la fase correspondiente.
La subordinación está referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje. El aprendiz es un alumno y no le corresponden los derechos y deberes comunes a los trabajadores, por lo tanto no hay vínculo o relación laboral con la empresa patrocinadora.
Mientras el aprendiz desarrolla su etapa práctica en la empresa, esta contribuye a su formación, por otro lado los aprendices seleccionados no deben tener o haber tenido vínculo laboral con el empleador.
Obligaciones del aprendiz
§ Cumplir con sus obligaciones académicas en el proceso de aprendizaje durante la etapa lectiva, acogerse al estatuto interno de la empresa que lo vincule, sin que este exceda las condiciones acordadas en el contrato de aprendizaje.
§ Cumplir con el régimen disciplinario para los aprendices, al igual que con los reglamentos que obligan al cumplimiento estricto de los horarios y demás comportamientos académicos y reglamentarios exigidos por el SENA.
§ El aprendiz debe abstenerse de tomar determinaciones unilaterales, concernientes a su contrato de aprendizaje, sin el visto bueno del empleador y del coordinador de formación del centro respectivo. Se considera falta grave.
§ Durante el tiempo en que el aprendiz recibe formación en las aulas o talleres del SENA, no se debe desplazar a las instalaciones de la empresa, a menos que en el proceso de formación sea posible la alternancia de las dos etapas, lectiva y práctica. Lo cual debe establecerse en el respectivo contrato de aprendizaje.
Obligaciones de la empresa patrocinadora
· Llevar el contrato de aprendizaje por escrito, ajustado por el término establecido en el diseño curricular del oficio o tecnología en el que se forma el aprendiz, incluyendo las 2 etapas de formación. Si el contrato se suscribe en una fecha posterior al inicio del proceso de aprendizaje, este contrato debe elaborarse por el periodo que falta del proceso de formación del aprendiz.
· Apoyo de sostenimiento: se representa por una suma de dinero en moneda colombiana que recibe mensualmente el aprendiz durante la vigencia del contrato, el cual, tiene como objeto garantizar el proceso de aprendizaje, este no constituye salario. El empresario debe cancelar el apoyo de sostenimiento, de acuerdo con los porcentajes establecidos por la ley, es decir, el 50% del salario mínimo legal vigente en la fase lectiva y el 75% en la fase práctica.
· Afiliación a la EPS: el aprendiz debe estar afiliado a una EPS mientras dure su contrato, sobre la base de un salario mínimo legal vigente. Este pago debe estar cubierto en su totalidad por el empleador.
· Afiliación a ARP: debe cumplirse durante la etapa práctica, para la protección y atención de los efectos de las enfermedades y los accidentes que pueden ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo. Este pago debe ser cubierto totalmente por el empleador. Todo accidente de trabajo debe ser reportado con un plazo máximo de 48 horas después de su ocurrencia.
· Práctica en su formación académica: la empresa debe permitirle al aprendiz realizar la práctica empresarial, en actividades que guarden relación con la formación académica que adelanta.
TEMA 2: GENERALIDADES DE LA NÓMINA
(Contabilidad sistema de información para las organizaciones)
Pasivos y provisiones laborales
La nómina hace referencia a la cuantificación del valor bruto y neto de la nómina, a la determinación de las deducciones, a la elaboración de los informes periódicos que las empresas deben presentar a diferentes entidades, a los aportes patronales que pesan sobre la empresa, y a las prestaciones sociales legales y extralegales que constituyen beneficios para los trabajadores.
Deducciones de nómina
Por lo general un empleado recibe un pago inferior al total del salario que devenga durante el periodo, esto se debe a las deducciones realizadas por el patrono, a causa de disposiciones legales o por voluntad expresa del trabajador, por ello está facultado para deducir de los salarios montos como retención en la fuente, contribuciones voluntarias para cooperativas, sindicatos, fondos de ahorro, y cuotas para el seguro social.
Principales deducciones:
ü Seguro social: el ISS, exige a las empresas dos cuotas, una para cubrir los riesgos de invalidez, vejez y muerte de los trabajadores, y otra para cubrir los riesgos de enfermedad en general y maternidad. El ISS cubre los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, a partir de cuotas que paga el patrono.
ü Retención en la fuente: es un procedimiento diseñado por la administración tributaria, a través de cual el trabajador paga anticipadamente el impuesto a la renta en el momento en que recibe su salario. Las empresas que efectúen pagos por salarios, deben retener el impuesto de acuerdo con los factores fijados por el gobierno. Estos valores deben consignarse a favor de la administración de impuestos en los plazos estipulados.
ü Deducciones por embargos: es un valor indicado por orden judicial, que el patrono debe deducir del sueldo del trabajador y consignar en el banco popular a nombre del juzgado correspondiente.
Deducciones por voluntad del trabajador:
ü Cooperativas: son valores que un trabajador se compromete a pagar mediante la firma de una libranza a favor de una cooperativa por compras realizadas a crédito.
ü Sindicatos: deducciones por cuotas destinadas al sindicato de trabajadores, previo arreglo y consentimiento de los afiliados.
ü Préstamos: cuando una empresa concede préstamos a sus trabajadores, se originan las cuentas por cobrar a trabajadores, estas se amortizan en forma convenida entre el patrono y el trabajador.
ü Otras de estas deducciones son los fondos de empleados, pagos de primas de seguros, cédulas de capitalización o donaciones a entidades de beneficencia.
El patrono debe llevar registros contables que le permitan elaborar los informes que solicitan las entidades beneficiarias, presentar información suficiente a los trabajadores junto con el cheque y efectuar los respectivos pagos.
Aportes patronales
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF: esta suma equivale al 3% del valor de la nomina mensual para que el instituto atienda las necesidades relacionadas con la familia y la protección preventiva del menor desamparado.
Instituto de seguros sociales, ISS: el empleador debe pagar una porción de la tarifa y otra el trabajador, para ofrecerle amparo contra enfermedad en general y maternidad; accidente de trabajo y enfermedad profesional; invalidez, vejez y muerte.
Subsidio familiar: constituye un alivio para la carga económica de los trabajadores de medianos y bajos ingresos, proporcionalmente al número de personas a cargo. Este beneficio es pagadero en dinero, especie y servicios. Para atender el pago del subsidio familiar, el estado ha autorizado la creación de cajas de compensación familiar. El patrono debe liquidar y pagar mensualmente el 6% del total devengado por los trabajadores a la caja de compensación a la cual este afiliada la empresa.
SENA: las empresas deben contribuir con un 2% del valor de la respectiva nómina mensual con el fin de que el SENA ofrezca capacitación a empleados y trabajadores.
Otro costo adquirido por el patrono es el auxilio de transporte.
Los aportes patronales, nacen de los salarios que devengan los empleados y constituyen beneficios para el trabajador y su familia.
Prestaciones sociales
Son montos que se reconocen a los trabajadores, definidos por la legislación laboral o pactados en convenciones colectivas de trabajo y se originan en los salarios, también constituyen gastos de operación.
Auxilio de cesantía: pago que deben hacer las empresas a sus trabajadores al terminar el contrato. Consta de un mes de salario por cada año de servicio y proporcional por fracción de año. La empresa puede pagar anticipos de cesantías a sus trabajadores en casos de compra de vivienda, cancelación de hipotecas o para efectuar mejoras o adiciones a la vivienda.
La contabilización mensual del auxilio de cesantía se registra en la cuenta pasivos estimados y provisiones. El valor del crédito se registra utilizando el 8.33% sobre el valor total de la nómina.
Al terminar el periodo, la empresa hace una liquidación del valor de las cesantías correspondientes a cada trabajador, considerando su antigüedad y último sueldo.
El valor obtenido se acredita a la cuenta obligaciones laborales.
Si el saldo que viene del año anterior más las provisiones del año no cubren el valor de las cesantías consolidadas, se hace necesario debitar gastos operacionales para que el pasivo refleje el valor respectivo.
Intereses sobre cesantías: las empresas que deben pagar cesantías a sus trabajadores están obligadas a reconocer intereses del 12% anual sobre el saldo de las cesantías a diciembre 31. Los intereses debe pagarse en el mes de enero del año siguiente, o al mes siguiente del pago cuando el empleado solicite anticipo de cesantías, o junto con las cesantías si se trata de una liquidación definitiva de las mismas. El interés sobre cesantías se calcula multiplicando el valor de la provisión mensual para cesantías por 1%.
Prima de servicios: las empresas deben pagar a sus trabajadores 30 días de salario, pagando una quincena a finales de julio y otra quincena a mediados de diciembre, a quienes hayan trabajado el semestre completo o en proporción al tiempo trabajado.
Para pagar esta prestación social, se utiliza un factor del 8.33%.
Vacaciones: los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año laborado. Deben ser señaladas por el patrono y concederse a petición del trabajador.
(Contabilidad general)
Obligaciones laborales
Las empresas que tienen empleados a su cargo, adquieren una serie de obligaciones a favor de los trabajadores, en virtud del cumplimiento de normas legales, pactos colectivos o convenciones de trabajo, tales como salarios por pagar, cesantías consolidadas, prima de servicios, vacaciones, indemnizaciones entre otras.
En cada país la legislación laboral establece diferentes prestaciones o beneficios para los trabajadores.
Salarios por pagar
Constituyen salario la remuneración ordinaria fija o variable, todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, como bonificaciones habituales, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, trabajo suplementario y comisiones, entre otros.
Retenciones y deducciones de salario: son permitidos los descuentos y retenciones por conceptos como cuotas sindicales, de cooperativismo y cajas de ahorros, autorizados legalmente.
Prestaciones sociales
a. Cesantías: es un auxilio prestacional creado con el fin de conservarle al trabajador, un ahorro para entregárselo cuando se retire de la empresa. Es un fondo de seguridad que le ayudará a cubrir parte de sus gastos, cuando por cualquier circunstancia quede sin empleo. También cumple un fin de ahorro para solucionar sus problemas de vivienda y de estudios. Todo empleador está obligado a pagarles a sus trabajadores un mes de salario por cada año trabajado de servicios y proporcionalmente por fracción de año.
b. Interés sobre cesantía: de acuerdo con la ley, se debe pagar anualmente a cada trabajador antes del 1 de febrero, el 12% sobre el saldo de cesantías consolidadas al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o al momento de terminación del contrato o la fecha del pago parcial de cesantías.
c. Prima de servicios: toda empresa permanente debe pagarles a sus trabajadores, excepto a los ocasionales, 15 días de salario por semestre calendario. En caso de no haber trabajado el semestre completo se les pagará proporcionalmente al tiempo servido, siempre que éste haya sido cuando menos de tres meses si su contrato de trabajo es a término indefinido. Si el contrato es a término definido, la liquidación de la prima de servicios se hará sin tener en cuenta el tiempo laborado.
d. Vacaciones anuales remuneradas: los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de servicios. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador disfrute sus vacaciones, deben compensarse en dinero por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracciones de año, siempre y cuando éste exceda 6 meses. Se tomará como base el último salario devengado por el trabajador. Si el contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de las vacaciones se hará sin tener en cuenta que tiempo ha laborado.
Aportes patronales
Los empleadores hacen este aporte por intermedio de las cajas de compensación. Según la ley este aporte corresponde al 9% mensual de la nómina, distribuido así:
ICBF 3%
SENA 2%
CAJA DE COMPENSACION 4%
TOTAL PRESTACIONES SOCIALES 9%
Las prestaciones sociales
Contabilización de nómina
TEMA 1: CONTRATO DE TRABAJO.
Legis editores s.a. cartilla laboral
El contrato de trabajo es un acuerdo mediante cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra bien sea natural o jurídica bajo continua subordinación, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración.
Partes
Intervienen de dos partes.
ü El trabajador: quien presta el servicio.
ü El empleador: quien ordena el servicio y paga el salario.
Elementos constitutivos del contrato
a) La prestación de un servicio personal
b) La subordinación jurídica entendida como la facultad del empleador de dar órdenes o instrucciones al trabajador sobre su trabajo y la obligación de éste de acatarlas.
c) El pago de una remuneración o retribución por el servicio prestado como salario.
Toda persona que haya cumplido 18 de edad, tiene capacidad para celebrar un contrato individual de trabajo. Los menores de dicha edad necesitan autorización escrita del ministerio de protección social o del alcalde del lugar, previo consentimiento de sus representantes legales.
Clases de contrato de trabajo.
Por la forma:
a) El verbal: cuando por simple acuerdo es expresado oralmente y las partes convienen todo lo relacionado con el trabajo.
b) El escrito debe constar en un documento firmado por las partes, y contener cláusulas sobre la información pertinente al celebrar el contrato.
Los contratos verbales tienen el mismo valor que los contratos escritos.
Acuerdos que deben pactarse siempre por escrito:
-El período de prueba
-El salario integral
-Los pagos acordados entre las partes que no constituyen salario, dentro de lo permitido por la ley.
Contratos que deben celebrarse siempre por escrito:
-El contrato a término fijo.
-El que se celebre con extranjeros no residentes en el país.
-El enganche de trabajadores para el exterior.
Por la duración
· Trabajo ocasional, accidental o transitorio
Se utiliza para la ejecución de trabajos ocasionales, accidentales o transitorios, es decir aquellos de corta duración, inferiores a un mes, tratándose de labores ajenas a las actividades normales del empleador.
· Por la duración de la obra o labor
Dura en la misma medida en que dure la obra o labor encomendada. Este tipo de contrato es utilizado ampliamente en empresas dedicadas a la construcción.
· Contrato a término fijo
Se debe celebrar por escrito y su duración no debe ser superior a tres años.
Pueden ser: -contrato a término fijo inferior a un año, sin término mínimo de duración; - contrato a término fijo de duración entre uno y tres años, el cual es renovable indefinidamente.
Para la terminación de este contrato, la parte interesada debe avisar a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a 30 días calendario al vencimiento del contrato. De no ser así, el contrato se entiende renovado por un periodo igual al inicialmente pactado y así sucesivamente.
Los contratos a término fijo inferior a un año, podrán prorrogarse hasta 3 veces por periodos iguales al inicial o inferiores mediante preaviso. Tras esto la renovación será anual.
Los trabajadores contratados a término fijo inferior a un año tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios, en proporción al tiempo laborado.
· Duración indefinida
Son los contratos donde las partes no determinan su duración. Puede celebrarse verbalmente o por escrito.
Es recomendable que para fines probatorios se hagan constar los contratos por escrito, de tal manera se facilita demostrar las condiciones y la existencia del contrato.
Cuando el contrato es verbal se entiende como indefinido.
Obligaciones y derechos
Obligaciones especiales de las partes
Del empleador
Del trabajador
1. Pagar la remuneración según los puntos acordados.
2. Suministrar al trabajador, si no se acuerda lo contrario, todos los materiales y elementos necesarios para el desarrollo del trabajo.
3. Prestar primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad.
4. Conceder al trabajador las licencias necesarias y autorizadas, siempre que se avise oportunamente al empleador, sin que perjudique el funcionamiento de la empresa. El tiempo empleado en estas licencias puede descontársele al trabajador.
5. Dar al trabajador, que lo solicite, al expirar el contrato, una certificación referente a su labor y si el trabajador lo solicita, hacer la práctica y certificar el examen sanitario.
6. Pagar al trabajador los gastos razonables de ida y regreso si para prestar sus servicios lo hizo cambiar de residencia. Salvo que el contrato se termine por voluntad del trabajador.
7. Cumplir el reglamento y leyes.
8. Afiliar a los trabajadores a la seguridad social y a las cajas de compensación.
9. Cumplir con la cuota de aprendices.
1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones impartidas por el empleador.
2. No comunicar con terceros las informaciones sobre su trabajo, de naturaleza reservada o cuya divulgación perjudique al trabajador, salvo autorización expresa.
3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles facilitados y las materias primas sobrantes.
4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
5. Comunicar oportunamente al empleador las observaciones que crea puedan evitarle perjuicios.
6. Prestar la colaboración posible en caso de riesgo inminente que afecte las personas o cosas de la empresa.
7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico del empleador.
8. Observar las instrucciones preventivas de accidentes o de enfermedad profesional.
Prohibiciones a las partes
Del empleador
Del trabajador
1. Retener suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero correspondientes a los trabajadores, sin autorización de los mismos.
2. Con respecto de los salarios pueden hacerse deducciones en los casos de multas y otras sanciones disciplinarias previstas en el reglamento interno de trabajo. Y demás retenciones de acuerdo con la normatividad.
3. Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un 50% de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos de acuerdo con la ley.
4. Obligar a los trabajadores a comprar bienes en almacenes establecidos por el empleador.
5. Exigir o admitir dinero del trabajador para que se admita en el trabajo o por cualquier otro motivo.
6. Limitar a los trabajadores en el ejercicio de su derecho de asociación.
7. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político.
8. Hacer o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.
9. Hacer o permitir rifas, colectas o suscripciones en la sede laboral.
10. Emplear en las certificaciones de trabajo expedidas al terminar el contrato, convenciones que puedan perjudicar al interesado, o usar el sistema de lista negra para que otras empresas no ocupen al trabajador.
11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere los derechos del trabajador u ofenda su dignidad.
1. Sustraer del establecimiento útiles, materias primas o productos sin permiso del empleador.
2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez.
3. Faltar a trabajar sin justa causa o permiso del empleador, salvo en caso de huelga, en los que se deba abandonar el lugar de trabajo.
4. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo o suspender labores.
5. Hacer colectas, rifas, suscripciones o propaganda en el trabajo.
6. Limitar la libertad para trabajar o no, o para afiliarse o no a un sindicato.
7. Usar los útiles o herramientas suministradas por el empleador para fines distintos del trabajo contratado.
Jornada de trabajo
Jornada ordinaria y jornada máxima legal
· La jornada ordinaria de trabajo es la convenida por las partes o, a falta de ello, la máxima legal.
· La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de 8 horas al día y de 48 a la semana, a excepción de los trabajos autorizados para menores entre 12 y 18 años y las jornadas especiales de 6 horas diarias y 36 semanales.
· Están excluidos de la normatividad sobre jornada máxima legal de trabajo los trabajadores que desempeñan cargos de dirección, confianza o manejo; los que ejerciten actividades discontinuas o intermitentes; los de simple vigilancia, cuando residan en el lugar de trabajo y los del servicio doméstico ya se trate de labores en los centros urbanos o en el campo, estos últimos no podrán tener una jornada superior a 10 horas diarias si residen en la casa del patrono.
Jornadas especiales
· El empleador y el trabajador pueden acordar la organización de turnos de trabajo sucesivos, ya sean de manera temporal o indefinida. Siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y treinta y seis (36) al la semana. En este caso no habrá lugar a recargo nocturno ni al previsto para el trabajo dominical o festivo, pero el trabajador devengará el salario correspondiente a la jornada ordinaria de trabajo y además tendrá derecho a un día de descanso remunerado.
· Empleador y trabajador pueden acordar jornadas diarias flexibles de trabajo, entre las 48 horas semanales, distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso obligatorio. Las horas diarias podrán repartirse de manera variable y podrán ser mínimo 4 horas continuas y hasta 10 horas, sin lugar a recargo por trabajo suplementario dentro de la jornada ordinaria diurna (6 a.m. a 10 p.m.).
El empleador no puede contratar al trabajador para ejecutar dos turnos en el mismo día, a menos que las labores sean de supervisión, dirección, confianza o manejo.
Descanso en día sábado
Las empresas que laboren 48 horas semanales, podrán ampliar, por mutuo acuerdo, la jornada ordinaria hasta en dos horas diarias, con el objeto de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el día sábado. En este caso se prohíbe laborar horas extras en el mismo día.
El trabajo excepcional en día sábado se retribuye con el salario ordinario y los recargos a que haya lugar por trabajo nocturno u horas extras.
Trabajo diurno y nocturno
El trabajo diurno se comprende entre las 6 a.m. y las 10 p.m. y el trabajo nocturno es el prestado entre las 10 p.m. y las 6 a.m.
Horas extras
· Es el trabajo desarrollado más allá de la jornada ordinaria o de la máxima legal, debe remunerarse en forma especial.
Las horas extras diurnas o nocturnas, no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 a la semana.
· Cuando la jornada de trabajo se amplíe a 10 horas diarias, no se puede en el mismo día laborar horas extras.
· La jornada flexible no tiene lugar a recargo por trabajo suplementario.
· Para poder laborar tiempo suplementario, el empleador debe solicitar autorización del ministerio de protección social, tras obtenerla debe llevar un registro de trabajo suplementario con las especificaciones correspondientes y entregar al trabajador una relación de las horas extras laboradas.
Trabajo por turnos
En estos casos la jornada puede ampliarse en más de 8 horas diarias y en más de 48 a la semana, siempre que el promedio de horas de trabajo calculado para un período máximo de tres semanas, no pase de lo estipulado en la jornada máxima legal y sin que constituya trabajo suplementario.
Distribución de las horas de labor
ü La jornada diaria debe distribuirse en mínimo dos secciones para permitir un descanso dependiendo de la naturaleza del trabajo. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada.
ü Aunque se labore en jornada continua, se tiene que permitir el descanso para almuerzo o comida, según el horario del trabajador.
ü Se recomienda conceder pequeños descansos para que los trabajadores se repongan de la fatiga, ocasionada por esfuerzos tanto físicos como mentales.
Destinación de horas de la jornada a capacitación y bienestar
Las empresas con más de cincuenta trabajadores que laboren 48 horas semanales, deben conceder a sus trabajadores 2 horas a la semana exclusivamente para actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación.
Estas 2 horas semanales podrán acumularse hasta por un año.
Descanso dominical remunerado
ü Es obligatorio conceder este descanso remunerado a los trabajadores, siempre y cuando el empleado haya laborado todos los días hábiles de la semana a los cuales se comprometió, o que si ha fallado exista una causa justificada.
ü La duración mínima de descanso dominical es de 24 horas.
ü Los días de fiesta no interrumpen la continuidad y se computan como si en ellos se hubiera prestado el servicio por el trabajador.
ü El trabajador que deba recibir en el día de descanso dominical un auxilio o indemnización en dinero por enfermedad o accidente de trabajo, no tiene derecho a la remuneración de tal día.
ü Cuando la jornada de trabajo no implique la prestación de servicios todos los días laborables de la semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado.
ü Si el trabajador tiene sueldo fijo, se entiende que en él se incluye el pago de dominicales y festivos.
ü Cualquier otra remuneración recibida por el trabajador, fija como el jornal (salario por días), o variable como el pago a destajo o por comisión, no incluye el pago por descanso dominical o festivo, este se debe liquidar teniendo en cuenta el promedio de lo devengado por el trabajador en la semana inmediatamente anterior.
ü Todos los días de lunes a sábado, a excepción de los dominicales y los que la ley consagra como festivos son laborables.
ü El trabajador puede convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, reconocido como descanso dominical obligatorio institucionalizado.
Remuneración del descanso en festivos
Días señalados como festivos:
FESTIVO
DESCANSO
1º de enero
6 de enero
19 de marzo
1º de mayo
29 de junio
20 de julio
7 de agosto
15 de agosto
12 de octubre
1º de noviembre
11 de noviembre
8 de diciembre
25 de diciembre
Jueves santo
Viernes santo
Ascensión del señor
corpus christi
Sagrado corazón
El día que corresponda en el calendario
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
El día que corresponde
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
El día que corresponde
Se descansa ese día
Se descansa ese día
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
La remuneración para descanso en los días festivos se liquida como para el descanso dominical, pero sin lugar a descuento alguno por falta al trabajo, ni obligación de reponer la ausencia.
Días libres
Si el empleador permite que no se labore, en días diferentes a los calificados como festivos, está obligado a pagar la remuneración de dichos días. A menos que se convenga compensar con otro día hábil el de ‘’fiesta’’, este no se remunera como extra o suplementario.
Suspensión del contrato de trabajo
En esta etapa se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio y para el empleador la de pagar los salarios, siempre y cuando se presente alguna de las siguientes causales.
Por hechos imprevisibles de fuerza mayor, caso fortuito y cuya duración sea transitoria.
Por la muerte o inhabilitación del empleador, si es persona natural.
Por suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa hasta por 120 días, por razones independientes de la voluntad del empleador, mediante autorización previa del ministerio de protección social. Si el empleador solicita el aumento de la suspensión deberá informar simultáneamente, por escrito, a sus trabajadores.
Por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por suspensión disciplinaria.
Cuando el trabajador es llamado a prestar servicio militar. El empleador está obligado a conservar el puesto al trabajador hasta por 6 meses después de terminado el servicio.
Por detención preventiva o arrestos correccionales del trabajador que no excedan de ocho días y cuya causa no justifique la extinción del contrato.
Por huelga declarada y cumplida según las formalidades legales.
Efectos de la suspensión
· Cesan las obligaciones de pago de salario y prestación de servicios, mientras dure la interrupción del contrato.
· Continúan a cargo del empleador las obligaciones surgidas con anterioridad a las causas que le dieron origen a la suspensión y las correspondientes por muerte o enfermedad, si la seguridad social no suple la obligación en estos riesgos.
Liquidación de prestaciones
En la liquidación de vacaciones, cesantía y tiempo para jubilación, se pueden descontar los periodos de suspensión del contrato.
Reanudación del trabajo
En casos imprevisibles de fuerza mayor, por muerte o inhabilitación del empleador o por suspensión de actividades por más de 120 días, una vez cesen estas causas que originaron la suspensión del contrato, el empleador debe notificar a los trabajadores a través de comunicación personalizada o mediante avisos publicados como mínimo dos veces en un periódico de la localidad, la reanudación de labores. Este a su vez se obliga a recibir a todos los trabajadores que se presenten dentro de los 3 días siguientes a la comunicación del aviso.
Terminación del contrato
Es el hecho mediante el cual por causas provenientes o no de la voluntad de las partes contratantes, cesan en el cumplimiento de sus obligaciones y terminan la relación laboral que las vincula.
Para proceder a la terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa por parte del patrono, este debe informar por escrito al trabajador, dentro de los 60 días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de seguridad social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, junto con los comprobantes que lo certifiquen. Si no se efectúa lo anterior la terminación del contrato no producirá efecto.
Personas con limitación auditiva
En el caso de las personas con limitación auditiva o visual, debe existir una autorización previa de la oficina de trabajo donde conste la causa justa para la terminación del respectivo contrato. Si no se cumple este requisito y por consiguiente se procede al despido por razón de la limitación, el trabajador tiene derecho a una indemnización equivalente a 180 días de salario, sin perjuicio de las demás prestaciones e indemnizaciones a que haya lugar de acuerdo con el código sustantivo del trabajo.
Causales
Causales objetivas de terminación.
1. Expiración del plazo pactado: en los contratos a término fijo.
2. Terminación de la obra o labor contratada: es el caso de los contratos en los cuales se estipula la duración de la obra o labor, por ende el término de la vigencia de la relación laboral.
3. Incapacidad total del trabajador: la incapacidad por enfermedad o accidente, de carácter no profesional, superior a 180 días, genera la terminación del contrato. En este evento se presenta un cambio en la condición del trabajador, por la adquisición de estatus de pensionado por invalidez.
4. Muerte del trabajador: ante este hecho se extingue el vínculo laboral y se generan obligaciones como:
a) Comunicación del hecho del fallecimiento a la entidad de seguridad social a la que se encontraba afiliado y a la caja de compensación familiar.
b) Pago de gastos de entierro, a cargo de la seguridad social si el trabajador se encontraba afiliado.
c) Cancelación de los salarios adeudados y de las prestaciones sociales causadas a los herederos.
d) Transmisión de derechos pensiónales, a cargo de la seguridad social, si el trabajador se encontraba afiliado y si reúne los requisitos previstos en los reglamentos.
Pago a herederos
El empleador está obligado a publicar un aviso en la prensa del lugar por lo menos en dos oportunidades. Luego de 30 días de la publicación del segundo aviso, el empleador procederá al pago respectivo. Si ninguna de las personas que se presenten a reclamar el pago acredita su calidad de heredero, o si nadie responde a los avisos, el empleador puede consignar las sumas adeudadas a órdenes del juzgado de trabajo del lugar.
Reconocimiento de la pensión
El reconocimiento y pago al trabajador de la pensión de jubilación por parte del empleador o de la pensión de vejez por parte de la entidad administradora de un fondo de pensiones, es causal de terminación de la relación de trabajo ya que al igual que en el caso de invalidez se cambia de posición y se adquiere el estatus de pensionado.
Transcurridos 30 días después de que el trabajador cumpla con los requisitos establecidos para tener derecho a la pensión, si éste no la solicita, el empleador podrá solicitar el reconocimiento de la misma en nombre de aquél. No se puede dar por terminada la relación laboral sin que se le notifique debidamente su inclusión en la nómina de pensionados correspondiente.
5. Liquidación o clausura definitiva de la empresa:
a) Está prohibido que el empleador cierre intempestivamente su empresa. Si lo hace, además de incurrir en las sanciones legales, deberá pagarle a los trabajadores los salarios, prestaciones e indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa.
b) Al liquidar definitivamente la empresa, el empleador deberá solicitar el correspondiente permiso al ministerio de protección social e informar por escrito a sus trabajadores de este hecho. El ministerio tendrá 2 meses para resolver lo relacionado con el permiso.
c) Al obtener la autorización del ministerio de protección social para el cierre definitivo, total o parcial, de su empresa, o para efectuar un despido colectivo, deberá pagar a los trabajadores afectados con la medida, la indemnización legal que le habría correspondido al trabajador si el despido hubiera sido sin justa causa legal. Si la empresa tiene un patrimonio líquido gravable inferior a mil salarios mínimos mensuales, el monto de la indemnización será equivalente al 50% del mismo.
Causales originadas en la voluntad del trabajador.
1. Renuncia: es la manifestación libre y espontánea del trabajador de su intención de poner fin a la relación laboral. Es válido el ofrecimiento por parte del empleador de sumas de dinero al trabajador para tomar alguna determinación en el desarrollo del contrato de trabajo, siempre y cuando no vaya acompañada de un real medio de presión.
A la falta de indemnización del trabajador por la terminación del contrato de trabajo sin previo aviso, el empleador puede acudir ante los jueces civiles en busca del reconocimiento por los daños y perjuicios que le ocasionó la ruptura intempestiva del vínculo laboral.
2. Despido indirecto o auto despido, por culpa del empleador:
A causa de:
a) Engaño por parte del empleador con respecto a las condiciones de trabajo.
b) Los actos de violencia, malos tratos o amenazas graves inferidas por el empleador contra el trabajador o los miembros de su familia dentro o fuera del servicio.
c) Los actos del empleador o de sus representantes que induzcan al trabajador a cometer un acto ilícito o contrario a sus convicciones políticas o religiosas.
d) La ocurrencia de circunstancias que el trabajador no pueda prever al celebrar el contrato, y que pongan en peligro su seguridad o su salud y que el empleador se oponga a modificar.
e) Todo perjuicio causado maliciosamente por el empleador al trabajador en la prestación del servicio.
f) El incumplimiento sistemático sin razones válidas por parte del empleador, de las obligaciones convencionales o legales.
g) La exigencia del empleador sin razones válidas de la prestación de un servicio distinto o en lugares diversos de aquél para el cual se lo contrató.
h) La violación grave de las obligaciones o prohibiciones que competen al empleador.
3. No regresar al trabajo una vez que cesan las causas que produjeron la suspensión del contrato.
Si tras la suspensión del contrato de trabajo, se reanudan las labores y el trabajador no se reincorpora al trabajo, el empleador queda en libertad de dar por terminado el contrato de trabajo, comunicando tal decisión al trabajador y cancelándole la totalidad de lo que le adeude por salarios y prestaciones.
Causales originadas en la voluntad de ambas partes.
1. Mutuo acuerdo: al existir inconvenientes para continuar con la relación de trabajo, las partes pueden decidir la terminación del contrato.
Causales originadas en la voluntad del empleador.
1. Terminación del contrato con causa justa.
Causas para terminar el contrato de trabajo:
a. Por engaño por parte del trabajador mediante la presentación de certificados falsos para su admisión.
b. Todo acto de violencia, injuria, malos tratos o grave indisciplina en que incurra el trabajador en sus labores o fuera del servicio, contra el empleador.
c. Los daños materiales causados intencionalmente a edificios, maquinarias y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo.
d. Todo acto inmoral o delictuoso que el trabajador cometa en el lugar de trabajo.
e. La violación grave de las obligaciones o prohibiciones especiales al trabajador o cualquier falta grave.
f. La detención preventiva del trabajador por más de 30 días, a menos que posteriormente sea absuelto. O el arresto correccional cuando la causa de la sanción justifique la extinción del contrato.
g. Cuando el trabajador revela secretos técnicos o comerciales o da a conocer asuntos de carácter reservado, lo cual perjudica a la empresa.
h. Por deficiente rendimiento en el trabajo en relación con la capacidad del trabajador. Luego de cumplir con las correspondientes etapas.
i. La sistemática inejecución, sin razones válidas por parte del trabajador de las obligaciones convencionales o legales.
j. Por cualquier vicio del trabajador que perjudique la disciplina del establecimiento.
k. La oposición del trabajador a aceptar las medidas preventivas o curativas, prescritas por el médico del empleador o por las autoridades.
l. La ineptitud del trabajador para realizar la labor encomendada.
m. El reconocimiento de la pensión de jubilación o invalidez estando al servicio de la empresa.
n. La enfermedad contagiosa o crónica del trabajador, la cual lo incapacite para trabajar.
2. El despido sin justa causa, con indemnización.
Genera para el trabajador el derecho a percibir una indemnización dependiendo del tipo de contrato que se haya suscrito. Al igual que si se termina con justa causa invocada por el trabajador, o por despido injusto a favor del trabajador.
ü Indemnización por terminación del contrato de trabajo sin justa causa.
Por parte del empleador:
En contratos a término indefinido:
· Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez salarios mínimos mensuales legales.
a. Menos de un año: 30 días de salario.
b. Más de un año de servicio, 30 días por el primer año y 20 días adicionales para cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción.
· Si el trabajador devenga un salario igual o superior a diez salarios mínimos mensuales legales, la indemnización será 20 días de salario por el primer año y 15 días adicionales por los años siguientes.
· De 10 o más años de servicio continuo: 45 días por el primer año y 40 días adicionales por cada año subsiguiente al primero y proporcionalmente por fracción.
En contratos a término fijo: el valor de la indemnización a cargo del empleador corresponde al valor de los salarios correspondientes al tiempo faltante para cumplir el plazo estipulado del contrato, o el del lapso determinado por la duración de la obra contratada. En este caso la indemnización no será inferior a 15 días.
Intervención administrativa o judicial.
1. Orden de cesación de la relación de trabajo: opera en los contratos de trabajo con menores de edad, cuando se ha violado la edad mínima para ser admitidos en un empleo y se ha omitido la obtención de la autorización que expide el ministerio de protección social. El empleador se encuentra obligado al pago de la totalidad de los salarios y prestaciones que se hubieren causado a favor del menor.
2. Autorización administrativa: se produce en los casos de las trabajadoras amparadas por el privilegio de maternidad, cuando existe justa causa y el empleador solicita la autorización para que el despido no sea calificado como injusto.
3. Sentencia judicial: existen casos donde los trabajadores no pueden ser despedidos sino mediante la comprobación de la justa causa (fuero sindical) que invocan, debe mediar sentencia del juez que autorice el despido para que este se produzca en forma legal.
Contrato de aprendizaje
Es una forma especial de vinculación, esta relación no se asimila con un contrato de trabajo. Mediante esta relación de aprendizaje una persona desarrolla formación teórica práctica, a través de la fase correspondiente.
La subordinación está referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje. El aprendiz es un alumno y no le corresponden los derechos y deberes comunes a los trabajadores, por lo tanto no hay vínculo o relación laboral con la empresa patrocinadora.
Mientras el aprendiz desarrolla su etapa práctica en la empresa, esta contribuye a su formación, por otro lado los aprendices seleccionados no deben tener o haber tenido vínculo laboral con el empleador.
Obligaciones del aprendiz
§ Cumplir con sus obligaciones académicas en el proceso de aprendizaje durante la etapa lectiva, acogerse al estatuto interno de la empresa que lo vincule, sin que este exceda las condiciones acordadas en el contrato de aprendizaje.
§ Cumplir con el régimen disciplinario para los aprendices, al igual que con los reglamentos que obligan al cumplimiento estricto de los horarios y demás comportamientos académicos y reglamentarios exigidos por el SENA.
§ El aprendiz debe abstenerse de tomar determinaciones unilaterales, concernientes a su contrato de aprendizaje, sin el visto bueno del empleador y del coordinador de formación del centro respectivo. Se considera falta grave.
§ Durante el tiempo en que el aprendiz recibe formación en las aulas o talleres del SENA, no se debe desplazar a las instalaciones de la empresa, a menos que en el proceso de formación sea posible la alternancia de las dos etapas, lectiva y práctica. Lo cual debe establecerse en el respectivo contrato de aprendizaje.
Obligaciones de la empresa patrocinadora
· Llevar el contrato de aprendizaje por escrito, ajustado por el término establecido en el diseño curricular del oficio o tecnología en el que se forma el aprendiz, incluyendo las 2 etapas de formación. Si el contrato se suscribe en una fecha posterior al inicio del proceso de aprendizaje, este contrato debe elaborarse por el periodo que falta del proceso de formación del aprendiz.
· Apoyo de sostenimiento: se representa por una suma de dinero en moneda colombiana que recibe mensualmente el aprendiz durante la vigencia del contrato, el cual, tiene como objeto garantizar el proceso de aprendizaje, este no constituye salario. El empresario debe cancelar el apoyo de sostenimiento, de acuerdo con los porcentajes establecidos por la ley, es decir, el 50% del salario mínimo legal vigente en la fase lectiva y el 75% en la fase práctica.
· Afiliación a la EPS: el aprendiz debe estar afiliado a una EPS mientras dure su contrato, sobre la base de un salario mínimo legal vigente. Este pago debe estar cubierto en su totalidad por el empleador.
· Afiliación a ARP: debe cumplirse durante la etapa práctica, para la protección y atención de los efectos de las enfermedades y los accidentes que pueden ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo. Este pago debe ser cubierto totalmente por el empleador. Todo accidente de trabajo debe ser reportado con un plazo máximo de 48 horas después de su ocurrencia.
· Práctica en su formación académica: la empresa debe permitirle al aprendiz realizar la práctica empresarial, en actividades que guarden relación con la formación académica que adelanta.
TEMA 2: GENERALIDADES DE LA NÓMINA
(Contabilidad sistema de información para las organizaciones)
Pasivos y provisiones laborales
La nómina hace referencia a la cuantificación del valor bruto y neto de la nómina, a la determinación de las deducciones, a la elaboración de los informes periódicos que las empresas deben presentar a diferentes entidades, a los aportes patronales que pesan sobre la empresa, y a las prestaciones sociales legales y extralegales que constituyen beneficios para los trabajadores.
Deducciones de nómina
Por lo general un empleado recibe un pago inferior al total del salario que devenga durante el periodo, esto se debe a las deducciones realizadas por el patrono, a causa de disposiciones legales o por voluntad expresa del trabajador, por ello está facultado para deducir de los salarios montos como retención en la fuente, contribuciones voluntarias para cooperativas, sindicatos, fondos de ahorro, y cuotas para el seguro social.
Principales deducciones:
ü Seguro social: el ISS, exige a las empresas dos cuotas, una para cubrir los riesgos de invalidez, vejez y muerte de los trabajadores, y otra para cubrir los riesgos de enfermedad en general y maternidad. El ISS cubre los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, a partir de cuotas que paga el patrono.
ü Retención en la fuente: es un procedimiento diseñado por la administración tributaria, a través de cual el trabajador paga anticipadamente el impuesto a la renta en el momento en que recibe su salario. Las empresas que efectúen pagos por salarios, deben retener el impuesto de acuerdo con los factores fijados por el gobierno. Estos valores deben consignarse a favor de la administración de impuestos en los plazos estipulados.
ü Deducciones por embargos: es un valor indicado por orden judicial, que el patrono debe deducir del sueldo del trabajador y consignar en el banco popular a nombre del juzgado correspondiente.
Deducciones por voluntad del trabajador:
ü Cooperativas: son valores que un trabajador se compromete a pagar mediante la firma de una libranza a favor de una cooperativa por compras realizadas a crédito.
ü Sindicatos: deducciones por cuotas destinadas al sindicato de trabajadores, previo arreglo y consentimiento de los afiliados.
ü Préstamos: cuando una empresa concede préstamos a sus trabajadores, se originan las cuentas por cobrar a trabajadores, estas se amortizan en forma convenida entre el patrono y el trabajador.
ü Otras de estas deducciones son los fondos de empleados, pagos de primas de seguros, cédulas de capitalización o donaciones a entidades de beneficencia.
El patrono debe llevar registros contables que le permitan elaborar los informes que solicitan las entidades beneficiarias, presentar información suficiente a los trabajadores junto con el cheque y efectuar los respectivos pagos.
Aportes patronales
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF: esta suma equivale al 3% del valor de la nomina mensual para que el instituto atienda las necesidades relacionadas con la familia y la protección preventiva del menor desamparado.
Instituto de seguros sociales, ISS: el empleador debe pagar una porción de la tarifa y otra el trabajador, para ofrecerle amparo contra enfermedad en general y maternidad; accidente de trabajo y enfermedad profesional; invalidez, vejez y muerte.
Subsidio familiar: constituye un alivio para la carga económica de los trabajadores de medianos y bajos ingresos, proporcionalmente al número de personas a cargo. Este beneficio es pagadero en dinero, especie y servicios. Para atender el pago del subsidio familiar, el estado ha autorizado la creación de cajas de compensación familiar. El patrono debe liquidar y pagar mensualmente el 6% del total devengado por los trabajadores a la caja de compensación a la cual este afiliada la empresa.
SENA: las empresas deben contribuir con un 2% del valor de la respectiva nómina mensual con el fin de que el SENA ofrezca capacitación a empleados y trabajadores.
Otro costo adquirido por el patrono es el auxilio de transporte.
Los aportes patronales, nacen de los salarios que devengan los empleados y constituyen beneficios para el trabajador y su familia.
Prestaciones sociales
Son montos que se reconocen a los trabajadores, definidos por la legislación laboral o pactados en convenciones colectivas de trabajo y se originan en los salarios, también constituyen gastos de operación.
Auxilio de cesantía: pago que deben hacer las empresas a sus trabajadores al terminar el contrato. Consta de un mes de salario por cada año de servicio y proporcional por fracción de año. La empresa puede pagar anticipos de cesantías a sus trabajadores en casos de compra de vivienda, cancelación de hipotecas o para efectuar mejoras o adiciones a la vivienda.
La contabilización mensual del auxilio de cesantía se registra en la cuenta pasivos estimados y provisiones. El valor del crédito se registra utilizando el 8.33% sobre el valor total de la nómina.
Al terminar el periodo, la empresa hace una liquidación del valor de las cesantías correspondientes a cada trabajador, considerando su antigüedad y último sueldo.
El valor obtenido se acredita a la cuenta obligaciones laborales.
Si el saldo que viene del año anterior más las provisiones del año no cubren el valor de las cesantías consolidadas, se hace necesario debitar gastos operacionales para que el pasivo refleje el valor respectivo.
Intereses sobre cesantías: las empresas que deben pagar cesantías a sus trabajadores están obligadas a reconocer intereses del 12% anual sobre el saldo de las cesantías a diciembre 31. Los intereses debe pagarse en el mes de enero del año siguiente, o al mes siguiente del pago cuando el empleado solicite anticipo de cesantías, o junto con las cesantías si se trata de una liquidación definitiva de las mismas. El interés sobre cesantías se calcula multiplicando el valor de la provisión mensual para cesantías por 1%.
Prima de servicios: las empresas deben pagar a sus trabajadores 30 días de salario, pagando una quincena a finales de julio y otra quincena a mediados de diciembre, a quienes hayan trabajado el semestre completo o en proporción al tiempo trabajado.
Para pagar esta prestación social, se utiliza un factor del 8.33%.
Vacaciones: los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año laborado. Deben ser señaladas por el patrono y concederse a petición del trabajador.
(Contabilidad general)
Obligaciones laborales
Las empresas que tienen empleados a su cargo, adquieren una serie de obligaciones a favor de los trabajadores, en virtud del cumplimiento de normas legales, pactos colectivos o convenciones de trabajo, tales como salarios por pagar, cesantías consolidadas, prima de servicios, vacaciones, indemnizaciones entre otras.
En cada país la legislación laboral establece diferentes prestaciones o beneficios para los trabajadores.
Salarios por pagar
Constituyen salario la remuneración ordinaria fija o variable, todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, como bonificaciones habituales, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, trabajo suplementario y comisiones, entre otros.
Retenciones y deducciones de salario: son permitidos los descuentos y retenciones por conceptos como cuotas sindicales, de cooperativismo y cajas de ahorros, autorizados legalmente.
Prestaciones sociales
a. Cesantías: es un auxilio prestacional creado con el fin de conservarle al trabajador, un ahorro para entregárselo cuando se retire de la empresa. Es un fondo de seguridad que le ayudará a cubrir parte de sus gastos, cuando por cualquier circunstancia quede sin empleo. También cumple un fin de ahorro para solucionar sus problemas de vivienda y de estudios. Todo empleador está obligado a pagarles a sus trabajadores un mes de salario por cada año trabajado de servicios y proporcionalmente por fracción de año.
b. Interés sobre cesantía: de acuerdo con la ley, se debe pagar anualmente a cada trabajador antes del 1 de febrero, el 12% sobre el saldo de cesantías consolidadas al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o al momento de terminación del contrato o la fecha del pago parcial de cesantías.
c. Prima de servicios: toda empresa permanente debe pagarles a sus trabajadores, excepto a los ocasionales, 15 días de salario por semestre calendario. En caso de no haber trabajado el semestre completo se les pagará proporcionalmente al tiempo servido, siempre que éste haya sido cuando menos de tres meses si su contrato de trabajo es a término indefinido. Si el contrato es a término definido, la liquidación de la prima de servicios se hará sin tener en cuenta el tiempo laborado.
d. Vacaciones anuales remuneradas: los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de servicios. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador disfrute sus vacaciones, deben compensarse en dinero por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracciones de año, siempre y cuando éste exceda 6 meses. Se tomará como base el último salario devengado por el trabajador. Si el contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de las vacaciones se hará sin tener en cuenta que tiempo ha laborado.
Aportes patronales
Los empleadores hacen este aporte por intermedio de las cajas de compensación. Según la ley este aporte corresponde al 9% mensual de la nómina, distribuido así:
ICBF 3%
SENA 2%
CAJA DE COMPENSACION 4%
TOTAL PRESTACIONES SOCIALES 9%
Las prestaciones sociales
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