GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 007

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE No.007
CONTABILIZAR OPERACIONES DE CARTERA


TEMA 1: Concepto y clasificación de ajustes

Deudores

Se constituye por el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad, bien sean comerciales y no comerciales.
Forman parte de este grupo cuentas como clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, depósitos y promesas de compraventa.
La obligación generada por ventas a crédito, puede estar respaldada por una simple factura, lo cual origina una cuenta por cobrar, o por documentos de carácter negociable como, letras por pagar y pagarés, se genera la cuenta documentos por cobrar.

Clientes

Esta cuenta representa el derecho que tiene la empresa de exigir a sus clientes el pago de su deuda por la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. Corresponde a los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por conceptos como venta de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados.

Se debita

Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.
Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.
Por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes del exterior.
Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses, etcétera.
Por los ajustes generados a favor del cliente.
Se acredita

Por los pagos efectuados por los clientes.
Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.
Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro. Dinámica


Control interno

Es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.
1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para facilitar su cobro.
2. Enviar periódicamente extractos a los clientes principales, solicitando su verificación o conciliación y observaciones.
3. Visitar ocasionalmente a los clientes con el objeto de verificar el procedimiento de cobro.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado con un recibo de caja o un formato de consignación.
5. En las devoluciones de mercancía por parte de los clientes, para proceder a elaborar la nota débito es necesario constatar en qué estado llega la mercancía.
6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero.
7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja los recaudos y los recursos contables.

Cuentas incobrables o deudas de difícil cobro

Las cuentas pueden ser incobrables por factores tales como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la empresa.
Ante este hecho, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización de la cartera.

Se debita
Por el traslado de la cuenta de clientes.
Se acredita
Por el valor cargado contra la provisión.Dinámica


Provisión para deudas de difícil cobro

El término ‘’provisión’’ significa protección, básicamente es un valor que se asigna sobre las bases de un porcentaje determinado por la ley que permite proteger las deudas que se consideran de difícil recuperación. El cálculo y la contabilización de la provisión de cartera es una actividad esencial en las empresas que manejan ventas a crédito; por tal razón es importante contar con personal capacitado en dicha labor, que cuente con conocimientos y capacidad para realizar operaciones como diligenciar y analizar cuadros de análisis de cartera, calcular con base en el cuadro de análisis la provisión de cartera, contabilizar la apertura de la cuenta provisión de cartera y hacer el ajuste de la cuenta provisión de cartera con base en el análisis.

Análisis de vencimientos

Es un estudio que se hace de cada uno de los clientes con respecto a las ventas a crédito realizadas por la empresa, con el objeto de controlar la edad de cada saldo, señalando aquellos que requieran mayor atención y tomar las acciones del caso.
También se muestran los saldos vencidos y no vencidos, según el tiempo y porcentajes fijados por las normas tributarias vigentes, sirve de anexo para la declaración de renta y complementarios, y para el balance.

De 0 a 90 días
NO VENCIDAS
De 91 a 180 días
VENCIDAS
De 181 a 360 días
VENCIDAS
Más de 360 días
VENCIDAS
EDAD DE LA CARTERA


Métodos para calcular la provisión de cartera

Método general

El porcentaje asignado en la provisión establecida, para cuentas incobrables va del 5% al 15% del volumen de las ventas en cartera, vencidas así:

a) Entre 91 y 180 días de vencidas 5%
b) Entre 181 y 360 días de vencidas 10%
c) Más de un año de vencidas 15%

Método individual de cartera

Cuando se realizan estas provisiones se toma hasta un 33% para deudas que tengan más de un año de vencidas. El porcentaje lo fija la empresa pero no debe ser superior al máximo permitido por la ley.

Contabilización

Para cualquiera de los métodos es necesario utilizar dos cuentas, una de gasto y una de valuación que disminuye el valor del activo clientes, de la siguiente forma:

La cuenta 5299: provisión, con subcuenta 529910 deudores; y la 1399: provisiones, con subcuenta 139905: clientes.
Castigo y recuperación de cartera

La empresa debe realizar un análisis de la cartera y trasladar a la cuenta deudas de difícil cobro, las cuentas que no hayan sido canceladas a la fecha y cuando se hayan agotado todos los recursos para el cobro de las deudas, las directivas de la empresa darán la orden para proceder al castigo, es decir, sacar la cuenta de la contabilidad.
En caso de que el cliente se reporte nuevamente y pague la deuda, se debe efectuar la reversión del último asiento. En primer lugar se hace activa la cuenta clientes (debitando en la cuenta clientes y acreditando la 139905 – clientes y la 529910 – deudores) y luego se registra la cancelación de la deuda por parte del cliente (debitando la cuenta caja y acreditando la cuenta clientes).

Intereses por mora

Son los intereses generados por el incumplimiento del pago de una obligación, es decir luego de cumplido el término de vencimiento. El interés por mora no debe exceder la tasa máxima legal establecida por la ley.

Intereses de financiación

La superintendencia bancaria está facultada por la ley para fijar las tasas máximas en ventas a crédito. La sanción para los comerciantes que no apliquen dicha tasa es de 10 salarios mínimos legales vigentes.

Fórmula para elaborar la tabla de financiación
n
Factor = i (1 + i) _ n
(1 + i) – 1
i = tasa de interés nominal mensual
n = número de periodos en que se divide la financiación
1 = constante
F = Factor por el cual se multiplica el capital para calcular la cuota mensual.