GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 002

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 002
TEMA 1: DOCUMENTOS

Ø Consulta sobre libros de contabilidad

En Colombia se han establecido los siguientes requisitos según el código del comercio:
¨ Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la cámara de comercio.
¨ Los libros de contabilidad principales son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances, libros de actas.
¨ Debe llevar sin necesidad de registro, los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales.
¨ La contabilidad se debe llevar en idioma español y por el sistema de partida doble.
¨ La correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soportes de las operaciones realizadas y registradas forman parte de la contabilidad.
¨ Es obligatorio que por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo, se presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa.
Ø Prohibiciones sobre los libros de contabilidad según el código del comercio
¨ Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
¨ Dejar espacios que faciliten adiciones en el texto de los registros.
¨ Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos.
¨ Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
¨ Arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

Los libros de contabilidad tienen gran importancia ya que permiten que las empresas lleven una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, para así conocer en cualquier momento su situación financiera, para la toma de decisiones y al mismo tiempo permite cumplir una obligación establecida por el estado.
Libros obligatorios
Ø Libro de inventarios: se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances generales de cada uno de los posteriores ejercicios. Se maneja una sola vez por año. En él se resume el balance general en una fecha determinada, final del ejercicio es decir diciembre 31 y presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma global.

Características:
ü Primera columna: código de la cuenta y subcuentas.
ü Segunda columna: nombre de las cuentas.
ü Tercera columna: parciales de las subcuentas.
ü Cuarta columna: valor del saldo de las cuentas acreedoras.
ü Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas acreedoras.
Ø Libro diario columnario: en este se registran los comprobantes de diario, para luego trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y balances.

El número de columnas varía de acuerdo con las necesidades y el número de cuentas utilizadas.
Características:
ü Primera columna: año de las operaciones.
ü Segunda columna: descripción o detalle.
ü Tercera columna: para le número de comprobante.
ü Cuarta columna: a partir de ésta, en columnas dobles para registro de los movimientos débitos y créditos de cada cuenta.

En orden consecutivo se registran los comprobantes de diario, correspondientes a las operaciones de cada período, anotando los valores débitos y créditos de las cuentas mayores. Al término del ciclo contable se suman las columnas de los débitos y créditos para ser trasladadas al libro mayor.
Ø Libro mayor y balances: en él se registra la información contable proveniente del libro diario columnario. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente.
Características:
ü Primera columna: código de la cuenta.
ü Segunda columna: nombre de la cuenta.
ü Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, débitos y créditos.
ü Cuarta columna: debe ser doble para anotar el movimientos de las operaciones débito y crédito trasladadas del libro diario columnario.
ü Quinta columna: debe se doble, para determinar los nuevos saldos débito o crédito de las cuentas.
Ø Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis de los movimientos en los libros mayores. Se llevan por cada una de las cuentas, bien sean reales, de balance, nominales o de resultado.
Características:
ü Primera columna: fecha de la transacción.
ü Segunda columna: detalle de cada transacción.
ü Tercera columna: número de comprobante.
ü Cuarta columna: movimientos débitos.
ü Quinta columna: movimientos créditos.
ü Sexta columna: saldos de las cuentas.

Corrección de errores: es importante corregir los errores encontrados en forma inmediata, tomando en cuenta los procedimientos contables y las prohibiciones expresas de la ley comercial de alterar los libros de contabilidad con tachones, borrones, enmendaduras y demás. Los errores podrán corregirse utilizando el procedimiento del paréntesis en la misma columna, sea débito o crédito, para anular la equivocación y anotar el motivo.
Ø Libros de actas: es un registro escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias, este se presenta en dos formas, libro de actas de la asamblea general y libro de actas de junta directiva.

Los archivos administrativos
Los archivos administrativos surgieron tras la necesidad de guardar información como testimonio, prueba o historia. Estos archivos son producto de la gestión administrativa y se conocen también como archivos de oficina, por ser administrados por las secretarias en sus oficinas. Generalmente, estos conservan el 100% de la información del año vigente.
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la organización, requiere, dejar una constancia. La articulación de tal información ‘’individual’’ será la que conformará los archivos administrativos y posteriormente la memoria de la institución.
La gestión administrativa es una estructura funcional muy sólida, con funciones muy definidas para cada una de las instancias comprometidas en el logro de los objetivos de la organización. Para así garantizar el manejo de los documentos y la administración de la información en general.
Estructura funcional de la gestión de documentos
Los archivos se constituyen en un elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora. En muchos casos, no se les da la importancia que merecen y se les considera como almacenes de papel inútil.
Es importante conservar una estructura sólida que permita no solo racionalizar la producción de la información, sino identificar claramente los canales, su flujo y el control mismo, adaptada y ajustada a la realidad actual en lo referente a medios de producción,, conservación, recuperación y prestación de servicios.
Administración de la información
La administración de documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas relacionadas con el manejo de los archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada en el principio de conservar información.
La planeación, organización y control del trabajo informativo y la actualización de quienes lo desempeñan, son elementos más importantes para un servicio de información eficiente. Para lograr una buena administración de la información es necesario definir normas concretas sobre su producción, reproducción, circulación y uso.
Documentos empresariales
Documento es todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado.
Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones; son los que sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y se constituyen en el testimonio objetivo y concreto de la gestión institucional.
Clasificación de los documentos empresariales
· Según su soporte:

Documentos textuales: son todos los manuscritos, impresos, escritos, contraseñas, etiquetas. Predominan en las actividades empresariales.
Documentos gráficos: es la información representada en forma y colores tales como mapas, planos y dibujos en general.
Documentos en imagen: son las fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y diapositivas.
Cinta: audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y microfichas.
Otros soportes: disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos y monedas.
Correspondencia
Es un proceso de comunicación que se genera entre las dependencias de la organización o con otras organizaciones, se presenta en forma escrita, o por medio de la comunicación en redes, el correo electrónico, las cintas magnetofónicas.
Dependiendo de la procedencia, se puede hablar de correspondencia interna, que es la que se cruza entre las dependencias de la organización bien sea que se trate de una única entidad de sucursales o de agencias; y de correspondencia externa, que es la que se cruza entre personas o instituciones al exterior de la organización.
Definiciones importantes
§ Carta comercial: es un documento que registra, en forma escrita, un mensaje para un destinatario. Es utilizada por las empresas para comunicarse con el medio externo.
§ Memorando: es una comunicación informativa por ser el mensaje de carácter general, utilizada para transmitir información que hace parte importante de la gestión administrativa.
§ Circular: es un tipo de comunicación informativa. Por ser el mensaje de carácter general, va dirigida a varios destinatarios. Puede ser interna, para circular general; y externa como carta circular.
§ Mensaje telegráfico: es una comunicación abreviada que por su carácter urgente, puede ser transmitido en forma rápida, a través de una central de comunicación, entre ciudades o países.
§ El fax: es un medio que se utiliza para transmitir información urgente tanto interna como externa, aumentando así la capacidad y eficiencia de la comunicación a distancia.
§ Documentos especiales, contables y legales: son documentos que se generan al interior de la entidad, como consecuencia no hace parte de la correspondencia, pero si se considera dentro de los documentos que forman parte del archivo.

El manejo de la producción documental en la empresa
La estética, distribución y correcta utilización de las técnicas mecanográficas empleadas para la elaboración de la correspondencia, son elementos fundamentales en la buena impresión de al empresa, que se lleve el destinatario e igualmente la motivación para su lectura.
Unas políticas claras y definidas sobre producción, canales, flujo de la información y control pueden garantizar la claridad de la información, la oportunidad en la respuesta y la eficiencia y eficacia del archivo como centro de información.
Funciones de la oficina de correspondencia
En empresas pequeñas una persona puede tener un control absoluto de la correspondencia, pero en entidades medianas y grandes, la situación ideal es que estas organizaciones tengan su oficina de correspondencia, ya que así se garantiza el tener un control total de la información. Esta oficina es la encargada de controlar las comunicaciones escritas que llegan y salen de la empresa, de distribuirla internamente y de administrar el sistema de correo que se utiliza para la entrega de correspondencia en el medio externo.
Para ello es necesario:
§ Conocer muy bien la actividad de empresa y con base en el organigrama, verificar la información que produce y recibe.
§ Recoger la información en cada dependencia a través de un formulario que permita conocer de los documentos que crea y de los documentos que recibe.
§ Analizar la información a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con la representación de funcionarios del área legal o jurídica, administrativa, contable, operativa o técnica.

Recepción de documentos
La función de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo, la radicación, el registro y la distribución o reparto.
Ø Recibo: la documentación se recibe directamente, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
En primer lugar debe tenerse en cuenta la clasificación de la correspondencia, la cual puede ser:
1. Correspondencia externa
2. Correspondencia interna
3. Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
4. Correspondencia personal
5. Correspondencia personal
6. Correspondencia confidencial de carácter institucional

Ø Radicación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Sólo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional. En la radicación también se debe colocar la fecha en la cual se recibe el documento y el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
Ø Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada, la información queda registrada automáticamente. Si el registro se lleva manualmente, debe diseñarse un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del trámite. Debe tener los siguientes datos: número de registro, fecha de elaboración y de recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.

En el proceso de radicación y registro se debe tener en cuenta:
1. No radicar la correspondencia personal.
2. Colocar la fecha de recibo a folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a la oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan sin firma.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos.

Ø Distribución o reparto: en éste, uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia que se recibe. La recolección y entrega de esta correspondencia la realiza el mensajero, que se apoya en bolsas diseñadas para tal fin.

Salida de documentos
Luego de radicar la correspondencia destinada al medio externo, es paso siguiente es asegurar que la correspondencia llegue a su destino.
Ante el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es más practico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y los servicios especializados de correo.
En la distribución interna y en el despacho externo, se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia. Es importante que las secretarias de cada dependencia lleven igualmente sus controles particulares de la correspondencia recibida y despachada, los cuales deberán revisar, por lo menos, semanalmente para detectar la correspondencia pendiente de respuesta.
Evaluación y selección de los documentos de archivo Orígenes de los documentos de archivo
Los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o la experiencia de su autor. Realizado en forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Y cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origen son la fuentes documentales, esta es la fuente que da origen a los documentos de archivo.
Concepto de documento de archivo Los documentos de archivo son el insumo o materia prima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que se denomina patrimonio documental o más comúnmente
La memoria institucional. Su importancia radica en su conservación, bien sea con fines testimoniales o informativos de la actividad cumplida.
Debido al incontrolable crecimiento de los documentos producidos por las organizaciones es necesario establecer un programa de eliminación con el objeto de que los archivos sólo conserven lo realmente importante, evitando el almacenamiento de información irrelevante. Esto incluye procesos técnicos de registro, evaluación y selección documental, a fin de determinar la valoración de los documentos frente a la actividad que los originó. La valoración del documento implica decidir sobre su conservación o su destino final y conocer la clase de documento que se está analizando.
Clases de documentos
Dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se clasifican en dos categorías, documentos públicos y documentos privados. Ambos producen documentos textuales, gráficos, en imagen, audiovisuales y documentos legibles por máquina. Estos a su vez son factor de los documentos archivísticos.
Desde el punto de vista de la funcionalidad, los documentos archivísticos se clasifican en:
· Documentos facilitativos o comunes: son los que al entidad produce como apoyo a la gestión que realiza. Esta clase de documentos es muy común en el quehacer cotidiano de las empresas.
· Documentos específicos o sustantivos: son aquellos documentos que la entidad produce para las actividades específicas del área de su gestión. Ejemplo de ello son los exámenes de laboratorio en los laboratorios bacteriológicos.

Valor primario y secundario del documento
El valor de un documento se determina por la utilidad que presta a través del tiempo, ya sea en forma inmediata o futura.
· Valor primario o valor inmediato: es el valor que representan los documentos para la entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de tramitación, de vigencia y de plazo precaucional.
Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el objeto de definir su permanencia y conservación en la entidad iniciadora o productora.
Puntos de vista para determinar el valor primario de los documentos:
- Documentos de aspecto administrativo: son documentos de interés tanto para el productos como para el usuario. Ejemplo: un contrato de servicios.
- Documentos de aspecto contable o fiscal: son los documentos que expresan movimientos de carácter monetario. Ejemplo: laso conciliaciones bancarias o las nóminas.
- Documentos de aspecto legal: este aspecto en un documento representa los marcos que determina la ley para respaldar derechos u obligaciones.
- Documentos de aspecto técnico: es el que presentan los documento específicos de la actividad de una institución, como los planos, las historias crónicas, los informes técnicos y las investigaciones científicas.
· Valor secundario, mediato o futuro: es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Ésta se subdivide en predecible o evidencial, cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando la conservación permanente; y en no predecible, que es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o un especialista.

Inventario de documentos

El fenómeno desmesurado de crecimiento documental, ha obligado al uso de mecanismos muy definidos para facilitar el conocimiento de sus existencias documentales y la identificación de las mismas.
Estos mecanismos denominados auxiliares descriptivos conforman todo un proceso de descripción documental, el cual facilita su consulta.
En el campo de la archivística, la descripción consiste en el análisis de las características propias de los documentos, las cuales son de dos naturalezas: externas e internas.
Las externas hacen relación a la materialidad del soporte que contiene la información, es decir la parte física. Las internas se identifican con la parte intelectual del mismo.

El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción, es el instrumento que permite tener una relación detallada de todos los documentos que conforman un archivo. Inventario es como una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordena siguiendo el orden de la archivalía y tiene como fin principal dar constancia de la documentación.

Clases de inventario

· Por la unidad de archivo que asientan:

1. Inventario esquemático: es el que describe una serie documental completa.
2. Inventario registro: es el que describe una unidad de conservación en cada asiento.
3. Inventario analítico: es el que describe una pieza documental en cada asiento, ya sea con un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente, donde se da valiosa información del contenido.

· Por la finalidad que se les asigna

1. Control de trámite
2. Remisión
3. Eliminación
4. Archivo ya formado
5. Estudio
6. Topográfico