GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 006

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE No.006

Contabilización de nómina

TEMA 1: CONTRATO DE TRABAJO.
Legis editores s.a. cartilla laboral

El contrato de trabajo es un acuerdo mediante cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra bien sea natural o jurídica bajo continua subordinación, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración.

Partes

Intervienen de dos partes.
ü El trabajador: quien presta el servicio.
ü El empleador: quien ordena el servicio y paga el salario.

Elementos constitutivos del contrato

a) La prestación de un servicio personal
b) La subordinación jurídica entendida como la facultad del empleador de dar órdenes o instrucciones al trabajador sobre su trabajo y la obligación de éste de acatarlas.
c) El pago de una remuneración o retribución por el servicio prestado como salario.
Toda persona que haya cumplido 18 de edad, tiene capacidad para celebrar un contrato individual de trabajo. Los menores de dicha edad necesitan autorización escrita del ministerio de protección social o del alcalde del lugar, previo consentimiento de sus representantes legales.

Clases de contrato de trabajo.

Por la forma:

a) El verbal: cuando por simple acuerdo es expresado oralmente y las partes convienen todo lo relacionado con el trabajo.
b) El escrito debe constar en un documento firmado por las partes, y contener cláusulas sobre la información pertinente al celebrar el contrato.

Los contratos verbales tienen el mismo valor que los contratos escritos.

Acuerdos que deben pactarse siempre por escrito:

-El período de prueba
-El salario integral
-Los pagos acordados entre las partes que no constituyen salario, dentro de lo permitido por la ley.

Contratos que deben celebrarse siempre por escrito:
-El contrato a término fijo.
-El que se celebre con extranjeros no residentes en el país.
-El enganche de trabajadores para el exterior.
Por la duración

· Trabajo ocasional, accidental o transitorio

Se utiliza para la ejecución de trabajos ocasionales, accidentales o transitorios, es decir aquellos de corta duración, inferiores a un mes, tratándose de labores ajenas a las actividades normales del empleador.

· Por la duración de la obra o labor

Dura en la misma medida en que dure la obra o labor encomendada. Este tipo de contrato es utilizado ampliamente en empresas dedicadas a la construcción.

· Contrato a término fijo

Se debe celebrar por escrito y su duración no debe ser superior a tres años.
Pueden ser: -contrato a término fijo inferior a un año, sin término mínimo de duración; - contrato a término fijo de duración entre uno y tres años, el cual es renovable indefinidamente.

Para la terminación de este contrato, la parte interesada debe avisar a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a 30 días calendario al vencimiento del contrato. De no ser así, el contrato se entiende renovado por un periodo igual al inicialmente pactado y así sucesivamente.

Los contratos a término fijo inferior a un año, podrán prorrogarse hasta 3 veces por periodos iguales al inicial o inferiores mediante preaviso. Tras esto la renovación será anual.

Los trabajadores contratados a término fijo inferior a un año tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios, en proporción al tiempo laborado.

· Duración indefinida

Son los contratos donde las partes no determinan su duración. Puede celebrarse verbalmente o por escrito.

Es recomendable que para fines probatorios se hagan constar los contratos por escrito, de tal manera se facilita demostrar las condiciones y la existencia del contrato.

Cuando el contrato es verbal se entiende como indefinido.









Obligaciones y derechos

Obligaciones especiales de las partes

Del empleador
Del trabajador
1. Pagar la remuneración según los puntos acordados.
2. Suministrar al trabajador, si no se acuerda lo contrario, todos los materiales y elementos necesarios para el desarrollo del trabajo.
3. Prestar primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad.
4. Conceder al trabajador las licencias necesarias y autorizadas, siempre que se avise oportunamente al empleador, sin que perjudique el funcionamiento de la empresa. El tiempo empleado en estas licencias puede descontársele al trabajador.
5. Dar al trabajador, que lo solicite, al expirar el contrato, una certificación referente a su labor y si el trabajador lo solicita, hacer la práctica y certificar el examen sanitario.
6. Pagar al trabajador los gastos razonables de ida y regreso si para prestar sus servicios lo hizo cambiar de residencia. Salvo que el contrato se termine por voluntad del trabajador.
7. Cumplir el reglamento y leyes.
8. Afiliar a los trabajadores a la seguridad social y a las cajas de compensación.
9. Cumplir con la cuota de aprendices.
1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones impartidas por el empleador.
2. No comunicar con terceros las informaciones sobre su trabajo, de naturaleza reservada o cuya divulgación perjudique al trabajador, salvo autorización expresa.
3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles facilitados y las materias primas sobrantes.
4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
5. Comunicar oportunamente al empleador las observaciones que crea puedan evitarle perjuicios.
6. Prestar la colaboración posible en caso de riesgo inminente que afecte las personas o cosas de la empresa.
7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico del empleador.
8. Observar las instrucciones preventivas de accidentes o de enfermedad profesional.


Prohibiciones a las partes

Del empleador
Del trabajador
1. Retener suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero correspondientes a los trabajadores, sin autorización de los mismos.
2. Con respecto de los salarios pueden hacerse deducciones en los casos de multas y otras sanciones disciplinarias previstas en el reglamento interno de trabajo. Y demás retenciones de acuerdo con la normatividad.
3. Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un 50% de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos de acuerdo con la ley.
4. Obligar a los trabajadores a comprar bienes en almacenes establecidos por el empleador.
5. Exigir o admitir dinero del trabajador para que se admita en el trabajo o por cualquier otro motivo.
6. Limitar a los trabajadores en el ejercicio de su derecho de asociación.
7. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político.
8. Hacer o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.
9. Hacer o permitir rifas, colectas o suscripciones en la sede laboral.
10. Emplear en las certificaciones de trabajo expedidas al terminar el contrato, convenciones que puedan perjudicar al interesado, o usar el sistema de lista negra para que otras empresas no ocupen al trabajador.
11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere los derechos del trabajador u ofenda su dignidad.
1. Sustraer del establecimiento útiles, materias primas o productos sin permiso del empleador.
2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez.
3. Faltar a trabajar sin justa causa o permiso del empleador, salvo en caso de huelga, en los que se deba abandonar el lugar de trabajo.
4. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo o suspender labores.
5. Hacer colectas, rifas, suscripciones o propaganda en el trabajo.
6. Limitar la libertad para trabajar o no, o para afiliarse o no a un sindicato.
7. Usar los útiles o herramientas suministradas por el empleador para fines distintos del trabajo contratado.





















Jornada de trabajo

Jornada ordinaria y jornada máxima legal

· La jornada ordinaria de trabajo es la convenida por las partes o, a falta de ello, la máxima legal.

· La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de 8 horas al día y de 48 a la semana, a excepción de los trabajos autorizados para menores entre 12 y 18 años y las jornadas especiales de 6 horas diarias y 36 semanales.

· Están excluidos de la normatividad sobre jornada máxima legal de trabajo los trabajadores que desempeñan cargos de dirección, confianza o manejo; los que ejerciten actividades discontinuas o intermitentes; los de simple vigilancia, cuando residan en el lugar de trabajo y los del servicio doméstico ya se trate de labores en los centros urbanos o en el campo, estos últimos no podrán tener una jornada superior a 10 horas diarias si residen en la casa del patrono.

Jornadas especiales

· El empleador y el trabajador pueden acordar la organización de turnos de trabajo sucesivos, ya sean de manera temporal o indefinida. Siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y treinta y seis (36) al la semana. En este caso no habrá lugar a recargo nocturno ni al previsto para el trabajo dominical o festivo, pero el trabajador devengará el salario correspondiente a la jornada ordinaria de trabajo y además tendrá derecho a un día de descanso remunerado.
· Empleador y trabajador pueden acordar jornadas diarias flexibles de trabajo, entre las 48 horas semanales, distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso obligatorio. Las horas diarias podrán repartirse de manera variable y podrán ser mínimo 4 horas continuas y hasta 10 horas, sin lugar a recargo por trabajo suplementario dentro de la jornada ordinaria diurna (6 a.m. a 10 p.m.).
El empleador no puede contratar al trabajador para ejecutar dos turnos en el mismo día, a menos que las labores sean de supervisión, dirección, confianza o manejo.


Descanso en día sábado

Las empresas que laboren 48 horas semanales, podrán ampliar, por mutuo acuerdo, la jornada ordinaria hasta en dos horas diarias, con el objeto de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el día sábado. En este caso se prohíbe laborar horas extras en el mismo día.
El trabajo excepcional en día sábado se retribuye con el salario ordinario y los recargos a que haya lugar por trabajo nocturno u horas extras.

Trabajo diurno y nocturno

El trabajo diurno se comprende entre las 6 a.m. y las 10 p.m. y el trabajo nocturno es el prestado entre las 10 p.m. y las 6 a.m.

Horas extras

· Es el trabajo desarrollado más allá de la jornada ordinaria o de la máxima legal, debe remunerarse en forma especial.
Las horas extras diurnas o nocturnas, no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 a la semana.
· Cuando la jornada de trabajo se amplíe a 10 horas diarias, no se puede en el mismo día laborar horas extras.
· La jornada flexible no tiene lugar a recargo por trabajo suplementario.
· Para poder laborar tiempo suplementario, el empleador debe solicitar autorización del ministerio de protección social, tras obtenerla debe llevar un registro de trabajo suplementario con las especificaciones correspondientes y entregar al trabajador una relación de las horas extras laboradas.

Trabajo por turnos

En estos casos la jornada puede ampliarse en más de 8 horas diarias y en más de 48 a la semana, siempre que el promedio de horas de trabajo calculado para un período máximo de tres semanas, no pase de lo estipulado en la jornada máxima legal y sin que constituya trabajo suplementario.

Distribución de las horas de labor

ü La jornada diaria debe distribuirse en mínimo dos secciones para permitir un descanso dependiendo de la naturaleza del trabajo. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada.
ü Aunque se labore en jornada continua, se tiene que permitir el descanso para almuerzo o comida, según el horario del trabajador.
ü Se recomienda conceder pequeños descansos para que los trabajadores se repongan de la fatiga, ocasionada por esfuerzos tanto físicos como mentales.

Destinación de horas de la jornada a capacitación y bienestar

Las empresas con más de cincuenta trabajadores que laboren 48 horas semanales, deben conceder a sus trabajadores 2 horas a la semana exclusivamente para actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación.
Estas 2 horas semanales podrán acumularse hasta por un año.

Descanso dominical remunerado

ü Es obligatorio conceder este descanso remunerado a los trabajadores, siempre y cuando el empleado haya laborado todos los días hábiles de la semana a los cuales se comprometió, o que si ha fallado exista una causa justificada.
ü La duración mínima de descanso dominical es de 24 horas.
ü Los días de fiesta no interrumpen la continuidad y se computan como si en ellos se hubiera prestado el servicio por el trabajador.
ü El trabajador que deba recibir en el día de descanso dominical un auxilio o indemnización en dinero por enfermedad o accidente de trabajo, no tiene derecho a la remuneración de tal día.
ü Cuando la jornada de trabajo no implique la prestación de servicios todos los días laborables de la semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado.
ü Si el trabajador tiene sueldo fijo, se entiende que en él se incluye el pago de dominicales y festivos.
ü Cualquier otra remuneración recibida por el trabajador, fija como el jornal (salario por días), o variable como el pago a destajo o por comisión, no incluye el pago por descanso dominical o festivo, este se debe liquidar teniendo en cuenta el promedio de lo devengado por el trabajador en la semana inmediatamente anterior.
ü Todos los días de lunes a sábado, a excepción de los dominicales y los que la ley consagra como festivos son laborables.
ü El trabajador puede convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, reconocido como descanso dominical obligatorio institucionalizado.

Remuneración del descanso en festivos

Días señalados como festivos:

FESTIVO
DESCANSO
1º de enero
6 de enero
19 de marzo
1º de mayo
29 de junio
20 de julio
7 de agosto
15 de agosto
12 de octubre
1º de noviembre
11 de noviembre
8 de diciembre
25 de diciembre
Jueves santo
Viernes santo
Ascensión del señor
corpus christi
Sagrado corazón
El día que corresponda en el calendario
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
El día que corresponde
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
El día que corresponde
El día que corresponde
Se descansa ese día
Se descansa ese día
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente
Se traslada al lunes siguiente

La remuneración para descanso en los días festivos se liquida como para el descanso dominical, pero sin lugar a descuento alguno por falta al trabajo, ni obligación de reponer la ausencia.

Días libres

Si el empleador permite que no se labore, en días diferentes a los calificados como festivos, está obligado a pagar la remuneración de dichos días. A menos que se convenga compensar con otro día hábil el de ‘’fiesta’’, este no se remunera como extra o suplementario.

Suspensión del contrato de trabajo

En esta etapa se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio y para el empleador la de pagar los salarios, siempre y cuando se presente alguna de las siguientes causales.

Por hechos imprevisibles de fuerza mayor, caso fortuito y cuya duración sea transitoria.
Por la muerte o inhabilitación del empleador, si es persona natural.
Por suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa hasta por 120 días, por razones independientes de la voluntad del empleador, mediante autorización previa del ministerio de protección social. Si el empleador solicita el aumento de la suspensión deberá informar simultáneamente, por escrito, a sus trabajadores.
Por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por suspensión disciplinaria.
Cuando el trabajador es llamado a prestar servicio militar. El empleador está obligado a conservar el puesto al trabajador hasta por 6 meses después de terminado el servicio.
Por detención preventiva o arrestos correccionales del trabajador que no excedan de ocho días y cuya causa no justifique la extinción del contrato.
Por huelga declarada y cumplida según las formalidades legales.


Efectos de la suspensión

· Cesan las obligaciones de pago de salario y prestación de servicios, mientras dure la interrupción del contrato.
· Continúan a cargo del empleador las obligaciones surgidas con anterioridad a las causas que le dieron origen a la suspensión y las correspondientes por muerte o enfermedad, si la seguridad social no suple la obligación en estos riesgos.

Liquidación de prestaciones

En la liquidación de vacaciones, cesantía y tiempo para jubilación, se pueden descontar los periodos de suspensión del contrato.

Reanudación del trabajo

En casos imprevisibles de fuerza mayor, por muerte o inhabilitación del empleador o por suspensión de actividades por más de 120 días, una vez cesen estas causas que originaron la suspensión del contrato, el empleador debe notificar a los trabajadores a través de comunicación personalizada o mediante avisos publicados como mínimo dos veces en un periódico de la localidad, la reanudación de labores. Este a su vez se obliga a recibir a todos los trabajadores que se presenten dentro de los 3 días siguientes a la comunicación del aviso.





Terminación del contrato

Es el hecho mediante el cual por causas provenientes o no de la voluntad de las partes contratantes, cesan en el cumplimiento de sus obligaciones y terminan la relación laboral que las vincula.

Para proceder a la terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa por parte del patrono, este debe informar por escrito al trabajador, dentro de los 60 días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de seguridad social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, junto con los comprobantes que lo certifiquen. Si no se efectúa lo anterior la terminación del contrato no producirá efecto.

Personas con limitación auditiva

En el caso de las personas con limitación auditiva o visual, debe existir una autorización previa de la oficina de trabajo donde conste la causa justa para la terminación del respectivo contrato. Si no se cumple este requisito y por consiguiente se procede al despido por razón de la limitación, el trabajador tiene derecho a una indemnización equivalente a 180 días de salario, sin perjuicio de las demás prestaciones e indemnizaciones a que haya lugar de acuerdo con el código sustantivo del trabajo.


Causales

Causales objetivas de terminación.

1. Expiración del plazo pactado: en los contratos a término fijo.

2. Terminación de la obra o labor contratada: es el caso de los contratos en los cuales se estipula la duración de la obra o labor, por ende el término de la vigencia de la relación laboral.

3. Incapacidad total del trabajador: la incapacidad por enfermedad o accidente, de carácter no profesional, superior a 180 días, genera la terminación del contrato. En este evento se presenta un cambio en la condición del trabajador, por la adquisición de estatus de pensionado por invalidez.

4. Muerte del trabajador: ante este hecho se extingue el vínculo laboral y se generan obligaciones como:

a) Comunicación del hecho del fallecimiento a la entidad de seguridad social a la que se encontraba afiliado y a la caja de compensación familiar.
b) Pago de gastos de entierro, a cargo de la seguridad social si el trabajador se encontraba afiliado.
c) Cancelación de los salarios adeudados y de las prestaciones sociales causadas a los herederos.
d) Transmisión de derechos pensiónales, a cargo de la seguridad social, si el trabajador se encontraba afiliado y si reúne los requisitos previstos en los reglamentos.

Pago a herederos

El empleador está obligado a publicar un aviso en la prensa del lugar por lo menos en dos oportunidades. Luego de 30 días de la publicación del segundo aviso, el empleador procederá al pago respectivo. Si ninguna de las personas que se presenten a reclamar el pago acredita su calidad de heredero, o si nadie responde a los avisos, el empleador puede consignar las sumas adeudadas a órdenes del juzgado de trabajo del lugar.

Reconocimiento de la pensión

El reconocimiento y pago al trabajador de la pensión de jubilación por parte del empleador o de la pensión de vejez por parte de la entidad administradora de un fondo de pensiones, es causal de terminación de la relación de trabajo ya que al igual que en el caso de invalidez se cambia de posición y se adquiere el estatus de pensionado.
Transcurridos 30 días después de que el trabajador cumpla con los requisitos establecidos para tener derecho a la pensión, si éste no la solicita, el empleador podrá solicitar el reconocimiento de la misma en nombre de aquél. No se puede dar por terminada la relación laboral sin que se le notifique debidamente su inclusión en la nómina de pensionados correspondiente.

5. Liquidación o clausura definitiva de la empresa:

a) Está prohibido que el empleador cierre intempestivamente su empresa. Si lo hace, además de incurrir en las sanciones legales, deberá pagarle a los trabajadores los salarios, prestaciones e indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa.
b) Al liquidar definitivamente la empresa, el empleador deberá solicitar el correspondiente permiso al ministerio de protección social e informar por escrito a sus trabajadores de este hecho. El ministerio tendrá 2 meses para resolver lo relacionado con el permiso.
c) Al obtener la autorización del ministerio de protección social para el cierre definitivo, total o parcial, de su empresa, o para efectuar un despido colectivo, deberá pagar a los trabajadores afectados con la medida, la indemnización legal que le habría correspondido al trabajador si el despido hubiera sido sin justa causa legal. Si la empresa tiene un patrimonio líquido gravable inferior a mil salarios mínimos mensuales, el monto de la indemnización será equivalente al 50% del mismo.

Causales originadas en la voluntad del trabajador.

1. Renuncia: es la manifestación libre y espontánea del trabajador de su intención de poner fin a la relación laboral. Es válido el ofrecimiento por parte del empleador de sumas de dinero al trabajador para tomar alguna determinación en el desarrollo del contrato de trabajo, siempre y cuando no vaya acompañada de un real medio de presión.
A la falta de indemnización del trabajador por la terminación del contrato de trabajo sin previo aviso, el empleador puede acudir ante los jueces civiles en busca del reconocimiento por los daños y perjuicios que le ocasionó la ruptura intempestiva del vínculo laboral.

2. Despido indirecto o auto despido, por culpa del empleador:
A causa de:
a) Engaño por parte del empleador con respecto a las condiciones de trabajo.
b) Los actos de violencia, malos tratos o amenazas graves inferidas por el empleador contra el trabajador o los miembros de su familia dentro o fuera del servicio.
c) Los actos del empleador o de sus representantes que induzcan al trabajador a cometer un acto ilícito o contrario a sus convicciones políticas o religiosas.
d) La ocurrencia de circunstancias que el trabajador no pueda prever al celebrar el contrato, y que pongan en peligro su seguridad o su salud y que el empleador se oponga a modificar.
e) Todo perjuicio causado maliciosamente por el empleador al trabajador en la prestación del servicio.
f) El incumplimiento sistemático sin razones válidas por parte del empleador, de las obligaciones convencionales o legales.
g) La exigencia del empleador sin razones válidas de la prestación de un servicio distinto o en lugares diversos de aquél para el cual se lo contrató.
h) La violación grave de las obligaciones o prohibiciones que competen al empleador.

3. No regresar al trabajo una vez que cesan las causas que produjeron la suspensión del contrato.

Si tras la suspensión del contrato de trabajo, se reanudan las labores y el trabajador no se reincorpora al trabajo, el empleador queda en libertad de dar por terminado el contrato de trabajo, comunicando tal decisión al trabajador y cancelándole la totalidad de lo que le adeude por salarios y prestaciones.

Causales originadas en la voluntad de ambas partes.

1. Mutuo acuerdo: al existir inconvenientes para continuar con la relación de trabajo, las partes pueden decidir la terminación del contrato.

Causales originadas en la voluntad del empleador.

1. Terminación del contrato con causa justa.
Causas para terminar el contrato de trabajo:
a. Por engaño por parte del trabajador mediante la presentación de certificados falsos para su admisión.
b. Todo acto de violencia, injuria, malos tratos o grave indisciplina en que incurra el trabajador en sus labores o fuera del servicio, contra el empleador.
c. Los daños materiales causados intencionalmente a edificios, maquinarias y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo.
d. Todo acto inmoral o delictuoso que el trabajador cometa en el lugar de trabajo.
e. La violación grave de las obligaciones o prohibiciones especiales al trabajador o cualquier falta grave.
f. La detención preventiva del trabajador por más de 30 días, a menos que posteriormente sea absuelto. O el arresto correccional cuando la causa de la sanción justifique la extinción del contrato.
g. Cuando el trabajador revela secretos técnicos o comerciales o da a conocer asuntos de carácter reservado, lo cual perjudica a la empresa.
h. Por deficiente rendimiento en el trabajo en relación con la capacidad del trabajador. Luego de cumplir con las correspondientes etapas.
i. La sistemática inejecución, sin razones válidas por parte del trabajador de las obligaciones convencionales o legales.
j. Por cualquier vicio del trabajador que perjudique la disciplina del establecimiento.
k. La oposición del trabajador a aceptar las medidas preventivas o curativas, prescritas por el médico del empleador o por las autoridades.
l. La ineptitud del trabajador para realizar la labor encomendada.
m. El reconocimiento de la pensión de jubilación o invalidez estando al servicio de la empresa.
n. La enfermedad contagiosa o crónica del trabajador, la cual lo incapacite para trabajar.

2. El despido sin justa causa, con indemnización.

Genera para el trabajador el derecho a percibir una indemnización dependiendo del tipo de contrato que se haya suscrito. Al igual que si se termina con justa causa invocada por el trabajador, o por despido injusto a favor del trabajador.

ü Indemnización por terminación del contrato de trabajo sin justa causa.

Por parte del empleador:

En contratos a término indefinido:

· Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez salarios mínimos mensuales legales.
a. Menos de un año: 30 días de salario.
b. Más de un año de servicio, 30 días por el primer año y 20 días adicionales para cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción.
· Si el trabajador devenga un salario igual o superior a diez salarios mínimos mensuales legales, la indemnización será 20 días de salario por el primer año y 15 días adicionales por los años siguientes.
· De 10 o más años de servicio continuo: 45 días por el primer año y 40 días adicionales por cada año subsiguiente al primero y proporcionalmente por fracción.

En contratos a término fijo: el valor de la indemnización a cargo del empleador corresponde al valor de los salarios correspondientes al tiempo faltante para cumplir el plazo estipulado del contrato, o el del lapso determinado por la duración de la obra contratada. En este caso la indemnización no será inferior a 15 días.


Intervención administrativa o judicial.

1. Orden de cesación de la relación de trabajo: opera en los contratos de trabajo con menores de edad, cuando se ha violado la edad mínima para ser admitidos en un empleo y se ha omitido la obtención de la autorización que expide el ministerio de protección social. El empleador se encuentra obligado al pago de la totalidad de los salarios y prestaciones que se hubieren causado a favor del menor.

2. Autorización administrativa: se produce en los casos de las trabajadoras amparadas por el privilegio de maternidad, cuando existe justa causa y el empleador solicita la autorización para que el despido no sea calificado como injusto.

3. Sentencia judicial: existen casos donde los trabajadores no pueden ser despedidos sino mediante la comprobación de la justa causa (fuero sindical) que invocan, debe mediar sentencia del juez que autorice el despido para que este se produzca en forma legal.


Contrato de aprendizaje

Es una forma especial de vinculación, esta relación no se asimila con un contrato de trabajo. Mediante esta relación de aprendizaje una persona desarrolla formación teórica práctica, a través de la fase correspondiente.
La subordinación está referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje. El aprendiz es un alumno y no le corresponden los derechos y deberes comunes a los trabajadores, por lo tanto no hay vínculo o relación laboral con la empresa patrocinadora.
Mientras el aprendiz desarrolla su etapa práctica en la empresa, esta contribuye a su formación, por otro lado los aprendices seleccionados no deben tener o haber tenido vínculo laboral con el empleador.

Obligaciones del aprendiz

§ Cumplir con sus obligaciones académicas en el proceso de aprendizaje durante la etapa lectiva, acogerse al estatuto interno de la empresa que lo vincule, sin que este exceda las condiciones acordadas en el contrato de aprendizaje.
§ Cumplir con el régimen disciplinario para los aprendices, al igual que con los reglamentos que obligan al cumplimiento estricto de los horarios y demás comportamientos académicos y reglamentarios exigidos por el SENA.
§ El aprendiz debe abstenerse de tomar determinaciones unilaterales, concernientes a su contrato de aprendizaje, sin el visto bueno del empleador y del coordinador de formación del centro respectivo. Se considera falta grave.
§ Durante el tiempo en que el aprendiz recibe formación en las aulas o talleres del SENA, no se debe desplazar a las instalaciones de la empresa, a menos que en el proceso de formación sea posible la alternancia de las dos etapas, lectiva y práctica. Lo cual debe establecerse en el respectivo contrato de aprendizaje.

Obligaciones de la empresa patrocinadora

· Llevar el contrato de aprendizaje por escrito, ajustado por el término establecido en el diseño curricular del oficio o tecnología en el que se forma el aprendiz, incluyendo las 2 etapas de formación. Si el contrato se suscribe en una fecha posterior al inicio del proceso de aprendizaje, este contrato debe elaborarse por el periodo que falta del proceso de formación del aprendiz.
· Apoyo de sostenimiento: se representa por una suma de dinero en moneda colombiana que recibe mensualmente el aprendiz durante la vigencia del contrato, el cual, tiene como objeto garantizar el proceso de aprendizaje, este no constituye salario. El empresario debe cancelar el apoyo de sostenimiento, de acuerdo con los porcentajes establecidos por la ley, es decir, el 50% del salario mínimo legal vigente en la fase lectiva y el 75% en la fase práctica.
· Afiliación a la EPS: el aprendiz debe estar afiliado a una EPS mientras dure su contrato, sobre la base de un salario mínimo legal vigente. Este pago debe estar cubierto en su totalidad por el empleador.
· Afiliación a ARP: debe cumplirse durante la etapa práctica, para la protección y atención de los efectos de las enfermedades y los accidentes que pueden ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo. Este pago debe ser cubierto totalmente por el empleador. Todo accidente de trabajo debe ser reportado con un plazo máximo de 48 horas después de su ocurrencia.
· Práctica en su formación académica: la empresa debe permitirle al aprendiz realizar la práctica empresarial, en actividades que guarden relación con la formación académica que adelanta.




























TEMA 2: GENERALIDADES DE LA NÓMINA

(Contabilidad sistema de información para las organizaciones)

Pasivos y provisiones laborales

La nómina hace referencia a la cuantificación del valor bruto y neto de la nómina, a la determinación de las deducciones, a la elaboración de los informes periódicos que las empresas deben presentar a diferentes entidades, a los aportes patronales que pesan sobre la empresa, y a las prestaciones sociales legales y extralegales que constituyen beneficios para los trabajadores.


Deducciones de nómina

Por lo general un empleado recibe un pago inferior al total del salario que devenga durante el periodo, esto se debe a las deducciones realizadas por el patrono, a causa de disposiciones legales o por voluntad expresa del trabajador, por ello está facultado para deducir de los salarios montos como retención en la fuente, contribuciones voluntarias para cooperativas, sindicatos, fondos de ahorro, y cuotas para el seguro social.

Principales deducciones:

ü Seguro social: el ISS, exige a las empresas dos cuotas, una para cubrir los riesgos de invalidez, vejez y muerte de los trabajadores, y otra para cubrir los riesgos de enfermedad en general y maternidad. El ISS cubre los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, a partir de cuotas que paga el patrono.

ü Retención en la fuente: es un procedimiento diseñado por la administración tributaria, a través de cual el trabajador paga anticipadamente el impuesto a la renta en el momento en que recibe su salario. Las empresas que efectúen pagos por salarios, deben retener el impuesto de acuerdo con los factores fijados por el gobierno. Estos valores deben consignarse a favor de la administración de impuestos en los plazos estipulados.

ü Deducciones por embargos: es un valor indicado por orden judicial, que el patrono debe deducir del sueldo del trabajador y consignar en el banco popular a nombre del juzgado correspondiente.

Deducciones por voluntad del trabajador:

ü Cooperativas: son valores que un trabajador se compromete a pagar mediante la firma de una libranza a favor de una cooperativa por compras realizadas a crédito.
ü Sindicatos: deducciones por cuotas destinadas al sindicato de trabajadores, previo arreglo y consentimiento de los afiliados.
ü Préstamos: cuando una empresa concede préstamos a sus trabajadores, se originan las cuentas por cobrar a trabajadores, estas se amortizan en forma convenida entre el patrono y el trabajador.
ü Otras de estas deducciones son los fondos de empleados, pagos de primas de seguros, cédulas de capitalización o donaciones a entidades de beneficencia.
El patrono debe llevar registros contables que le permitan elaborar los informes que solicitan las entidades beneficiarias, presentar información suficiente a los trabajadores junto con el cheque y efectuar los respectivos pagos.


Aportes patronales

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF: esta suma equivale al 3% del valor de la nomina mensual para que el instituto atienda las necesidades relacionadas con la familia y la protección preventiva del menor desamparado.
Instituto de seguros sociales, ISS: el empleador debe pagar una porción de la tarifa y otra el trabajador, para ofrecerle amparo contra enfermedad en general y maternidad; accidente de trabajo y enfermedad profesional; invalidez, vejez y muerte.
Subsidio familiar: constituye un alivio para la carga económica de los trabajadores de medianos y bajos ingresos, proporcionalmente al número de personas a cargo. Este beneficio es pagadero en dinero, especie y servicios. Para atender el pago del subsidio familiar, el estado ha autorizado la creación de cajas de compensación familiar. El patrono debe liquidar y pagar mensualmente el 6% del total devengado por los trabajadores a la caja de compensación a la cual este afiliada la empresa.
SENA: las empresas deben contribuir con un 2% del valor de la respectiva nómina mensual con el fin de que el SENA ofrezca capacitación a empleados y trabajadores.
Otro costo adquirido por el patrono es el auxilio de transporte.

Los aportes patronales, nacen de los salarios que devengan los empleados y constituyen beneficios para el trabajador y su familia.


Prestaciones sociales

Son montos que se reconocen a los trabajadores, definidos por la legislación laboral o pactados en convenciones colectivas de trabajo y se originan en los salarios, también constituyen gastos de operación.

Auxilio de cesantía: pago que deben hacer las empresas a sus trabajadores al terminar el contrato. Consta de un mes de salario por cada año de servicio y proporcional por fracción de año. La empresa puede pagar anticipos de cesantías a sus trabajadores en casos de compra de vivienda, cancelación de hipotecas o para efectuar mejoras o adiciones a la vivienda.
La contabilización mensual del auxilio de cesantía se registra en la cuenta pasivos estimados y provisiones. El valor del crédito se registra utilizando el 8.33% sobre el valor total de la nómina.
Al terminar el periodo, la empresa hace una liquidación del valor de las cesantías correspondientes a cada trabajador, considerando su antigüedad y último sueldo.
El valor obtenido se acredita a la cuenta obligaciones laborales.
Si el saldo que viene del año anterior más las provisiones del año no cubren el valor de las cesantías consolidadas, se hace necesario debitar gastos operacionales para que el pasivo refleje el valor respectivo.

Intereses sobre cesantías: las empresas que deben pagar cesantías a sus trabajadores están obligadas a reconocer intereses del 12% anual sobre el saldo de las cesantías a diciembre 31. Los intereses debe pagarse en el mes de enero del año siguiente, o al mes siguiente del pago cuando el empleado solicite anticipo de cesantías, o junto con las cesantías si se trata de una liquidación definitiva de las mismas. El interés sobre cesantías se calcula multiplicando el valor de la provisión mensual para cesantías por 1%.

Prima de servicios: las empresas deben pagar a sus trabajadores 30 días de salario, pagando una quincena a finales de julio y otra quincena a mediados de diciembre, a quienes hayan trabajado el semestre completo o en proporción al tiempo trabajado.
Para pagar esta prestación social, se utiliza un factor del 8.33%.
Vacaciones: los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año laborado. Deben ser señaladas por el patrono y concederse a petición del trabajador.


(Contabilidad general)

Obligaciones laborales

Las empresas que tienen empleados a su cargo, adquieren una serie de obligaciones a favor de los trabajadores, en virtud del cumplimiento de normas legales, pactos colectivos o convenciones de trabajo, tales como salarios por pagar, cesantías consolidadas, prima de servicios, vacaciones, indemnizaciones entre otras.
En cada país la legislación laboral establece diferentes prestaciones o beneficios para los trabajadores.

Salarios por pagar

Constituyen salario la remuneración ordinaria fija o variable, todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, como bonificaciones habituales, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, trabajo suplementario y comisiones, entre otros.

Retenciones y deducciones de salario: son permitidos los descuentos y retenciones por conceptos como cuotas sindicales, de cooperativismo y cajas de ahorros, autorizados legalmente.

Prestaciones sociales

a. Cesantías: es un auxilio prestacional creado con el fin de conservarle al trabajador, un ahorro para entregárselo cuando se retire de la empresa. Es un fondo de seguridad que le ayudará a cubrir parte de sus gastos, cuando por cualquier circunstancia quede sin empleo. También cumple un fin de ahorro para solucionar sus problemas de vivienda y de estudios. Todo empleador está obligado a pagarles a sus trabajadores un mes de salario por cada año trabajado de servicios y proporcionalmente por fracción de año.
b. Interés sobre cesantía: de acuerdo con la ley, se debe pagar anualmente a cada trabajador antes del 1 de febrero, el 12% sobre el saldo de cesantías consolidadas al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o al momento de terminación del contrato o la fecha del pago parcial de cesantías.
c. Prima de servicios: toda empresa permanente debe pagarles a sus trabajadores, excepto a los ocasionales, 15 días de salario por semestre calendario. En caso de no haber trabajado el semestre completo se les pagará proporcionalmente al tiempo servido, siempre que éste haya sido cuando menos de tres meses si su contrato de trabajo es a término indefinido. Si el contrato es a término definido, la liquidación de la prima de servicios se hará sin tener en cuenta el tiempo laborado.
d. Vacaciones anuales remuneradas: los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de servicios. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador disfrute sus vacaciones, deben compensarse en dinero por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracciones de año, siempre y cuando éste exceda 6 meses. Se tomará como base el último salario devengado por el trabajador. Si el contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de las vacaciones se hará sin tener en cuenta que tiempo ha laborado.


Aportes patronales

Los empleadores hacen este aporte por intermedio de las cajas de compensación. Según la ley este aporte corresponde al 9% mensual de la nómina, distribuido así:

ICBF 3%
SENA 2%
CAJA DE COMPENSACION 4%
TOTAL PRESTACIONES SOCIALES 9%


Las prestaciones sociales